DigiDay Czech
Hardware, prodej, instalace, servis. Hlavní výroba a logistika.
DigiDay · Processbook · v0.7
Jak pracujeme
uvnitř DigiDay
Najdeš tu jak v DigiDay fungujeme, kdo co dělá a kam se obrátit. Pro nové kolegy — začni sekcí Začni tady. Ostatní — najdi si níže ve třech vrstvách.
Pro nové kolegy
Začni tady
Sedm věcí, které potřebuješ vědět hned. Nemusíš studovat celý Processbook — projdi tyto karty a jsi připraven na první dny.
1
První týden
Můj nástup & první dny
Co dostanu, kdo bude můj mentor, jaké jsou milníky D-7 → D+180. Připrav se na první den.
Otevřít →
2
Přístupy
Přihlášení do systémů
Jak požádat o účet do Slacku, Pipedrive, NEXu. MFA, ztracené heslo, bezpečnostní pravidla.
Otevřít →
3
Lidé
Na koho se obrátit
Organigram firmy — 8 oddělení, 93 lidí. Najdi svého vedoucího, kolegy, kdo o čem rozhoduje.
Otevřít →
4
Dovolená · HO
Žádost o dovolenou nebo práci z domova
Pravidlo 3+2 (3 dny v kanceláři, 2 doma). Jak podat žádost, kdo schvaluje, lhůty.
Otevřít →
5
Eskalace
Když něco nefunguje
První kontakt je vždy tvůj vedoucí oddělení. Najdeš ho v organigramu.
Otevřít organigram →
6
Komunikace
Slack, e-mail, schůzky
Jak rychle reagovat, kdy psát Slackem a kdy mailem, jak reprezentovat DigiDay navenek.
Otevřít →
7
Kultura
Jak pracujeme v praxi
Jak se tu opravdu pracuje — pracovní rytmus, kdy Slack a kdy mail, eskalace, absence, drobné principy. Nezdokumentované „kulturní" věci, které se obvykle dozvíš až za měsíc.
Otevřít →Hledáš víc? Tři vrstvy podle potřeby ↓ — dělíme obsah na veřejný, role-based a citlivý.
Jak používat Processbook
Tři vrstvy podle potřeby
Processbook je rozdělen do tří vrstev podle toho, komu obsah patří a jak je citlivý. Každá karta v Processbooku má barevný štítek vrstvy — zelený pro všechny, oranžový podle role, červený pro citlivé. Začni vrstvou, která odpovídá tomu, co potřebuješ.
Vrstva 1
Veřejné
Pro všechny
Základ firmy — kdo jsme, struktura, hlavní procesy, pravidla, nástroje, šablony a kontakty. Co potřebuje vědět každý zaměstnanec.
Otevřít →
Vrstva 2
Role
Podle role
Detailní informace pro konkrétní oddělení — obchod, realizace, marketing, administrativa, management, HR, finance, servis.
Otevřít →
Vrstva 3
Citlivé
Citlivé informace
Mzdy, výjimky, schvalovací limity, rozpočty, přístupy, interní rozhodnutí. Pouze pro oprávněné osoby (jednatelé, vedoucí, HR).
Otevřít →Legenda — co znamenají barevné štítky na kartách
V1
Pro všechny — bez omezení.
V2
Podle role — pro relevantní oddělení.
V3
Citlivé — jen pro oprávněné.
01 · Firma
Kdo jsme
DigiDay Czech s.r.o. — česká firma zaměřená na digitální zobrazovací technologie. Dodáváme elektronické úřední desky, digitální panely a kiosky, LED obrazovky, software i kompletní servis a podporu. Sídlíme v Ostravě a máme pobočky v Praze, Žďáru nad Sázavou a Zvolenu.
DigiDay Creative
Studio — kreativa, weby, videa, identita značek.
DigiDay Group
Sociální podnik · §81 zákona 435/2004 Sb. (náhradní plnění).
03 · Procesy / Jak probíhá zakázka
Jak probíhá zakázka
Cesta od prvního kontaktu s klientem po pozáruční servis. Šest hlavních fází a dva paralelní toky (Pronájmy a Creative). Každá fáze má svého „vlastníka" a odkaz na detailní procesy.
Hlavní tok
Standardní zakázka — od leadu po servis. Pravidelně 6 fází, vlastník = oddělení.
-
1 Pipedrive
Akvizice
Call centrum oslovuje obce a instituce. Leady z webu a doporučení. Lead vstupuje do CRM.
Vlastník: AKVIZICE TODO -
2 Pipedrive · NEX
Obchod & smlouva
Poptávka → nabídka → vyjednávání → podpis. Obchodník připraví smlouvu, klient ji podepíše, přijde záloha.
Vlastník: OBCHOD TODO -
3 NEX · Pohoda
Nákup & výroba
Po podpisu smlouvy se objednává hardware u dodavatele. Mezinárodní doprava, celní deklarace, sklad v Ostravě.
Vlastník: NÁKUP TODO -
4 NEX
Realizace & instalace
Plánování výjezdu, technici jedou na místo, fyzická instalace, předávací protokol, spuštění obsahu.
Vlastník: REALIZACE TODO -
5 NEX
Servis (záruční)
Vzdálená správa obsahu, plánovaná profylaxe, řešení záručních reklamací. Záruka typicky 24 měsíců.
Vlastník: REALIZACE 2 / 3 hotové -
6 NEX
Pozáruční fáze
Po vypršení záruky: nabídka pozáručního servisního paušálu nebo placené reklamace. Klient hradí.
Vlastník: REALIZACE 1 / 2 hotové
Paralelní toky
Žijí mimo standardní zakázku — vlastní vstup, vlastní cyklus.
Krátkodobý
Pipedrive · NEX
Pronájmy
Klient si chce panel/LED jen na akci (event, výstava, kampaň). Vlastní cyklus: výhra v Pipedrive → expedice → instalace → svoz.
Otevřít metodiku →
Vlastník: RENTAL
Kreativa
Drive · Brandbook
Creative studio
DigiDay Creative dělá videa, weby, kreativu pro klienty (i externí). Brief → návrh → výroba → odevzdání. Drží se Brandbooku.
Metodika TODO
Vlastník: STUDIO
Napříč fázemi
Funkce, které drží firmu. Nejsou součástí konkrétní zakázky, ale bez nich nic neběhá.
Průřezový proces
HR & ekonomické
Nábor, mzdy, dovolené, fakturace, GDPR, BOZP.
Průřezový proces
IT & systémy
NEX, Pipedrive, Pohoda, e-mail, přístupy nového zaměstnance.
Průřezový proces
Sociální podnik
DigiDay Group, OZZ zaměstnanci, náhradní plnění (§81), reportování.
02 · Organizace
Kdo
co dělá
8 oddělení · 93 osob · organigram & odpovědnosti. Každé oddělení má vlastní rozcestník s cílem, procesy, šablonami, klíčovými ukazateli (KPI), nástroji a týmem.
Oddělení
Role
Organigram
Oddělení
8 rozcestníků oddělení — klikni pro cíl, odpovědnosti, procesy, šablony, ukazatele výkonu, nástroje a tým.
V201
13 osob
Akvizice
Lead generation, kvalifikace, předání obchodu.
Vede: Michal LesczynskiV202
18 osob · 8/8 hotovo
Obchod
LEAD → DEAL → POST-SALE pipeline v Pipedrive + QARO obchodní příručka.
Vede: David StružkaV203
22 osob · 3/7 hotovo
Realizace
Instalace, smlouvy, profylaxe, reklamace.
Vede: Martin NejtekV204
7 osob · 1/1 hotovo
Pronájmy
Krátkodobé pronájmy panelů a LED na akce.
Vede: Jiří VýpalaV205
15 osob
Studio (Creative)
Brief → návrh → výroba videa, webu, grafiky.
Vede: Martin KlimánekV206
2 osoby
Nákup & logistika
Mezinárodní nákup HW, doprava, sklad.
Vede: Martin KlimánekV207
9 osob
Sociální podnik
DigiDay Group · OZZ · náhradní plnění §81.
Vede: Lenka KlimánkováV208
7 osob · 9 směrnic (1 hotová)
HR & Ekonomické
Lidé a finance — nábor, mzdy, fakturace, GDPR + 9 personálních směrnic.
Vede: David StružkaStandard napříč Processbookem
Každé oddělení má 8 sekcí
Cíl · Odpovědnosti · Procesy · Šablony · KPI · Nástroje · Tým · Vlastník
Každý proces má 7 položek
Účel · Kdy se používá · Kroky · Výstup · Vlastník · Navazující procesy · Související dokumenty
02 · Organizace / Organigram
Organigram
8 oddělení, 93 osob. Klikni na oddělení pro rozbalení lidí, rolí a kontaktů.
03 · Procesy
Firemní
procesy
15 procesů na úrovni firmy — jak děláme věci uvnitř DigiDay. Některé už mají hotové metodiky (kliknutelné), ostatní postupně doplňujeme. Detailní procesy jsou na stránkách jednotlivých oddělení.
Hotová metodika
Připravuje se
Návrh / koncept
V2Proces · 01
Připravuje se
Obchod
Jak firma získává poptávky, kvalifikuje příležitosti, připravuje nabídky, vyjednává, uzavírá obchod a předává zakázku dál.
Oddělení Obchod →V2Proces · 02
1 metodika
Realizace zakázek
Jak probíhá dodání služby nebo produktu — od zadání přes přípravu, instalaci, spuštění až po předání klientovi.
V1Proces · 03
3 metodiky
Servis a podpora
Jak řešíme servisní požadavky, reklamace, technické problémy, dotazy klientů a následnou péči po dodání.
V1Proces · 04
Návrh
Nástup nového zaměstnance nového člověka
Jak se přijímá nový zaměstnanec — co dostane, jaké má školení, přístupy, úkoly a zaškolení.
→ Směrnice Nábor a nástupV1Proces · 05
Návrh
Ukončení pracovního poměru / ukončení spolupráce
Jak probíhá odchod — předání agendy, vrácení majetku, odebrání přístupů, uzavření spolupráce.
→ Směrnice Ukončení pracovního poměruV2Proces · 06
Návrh
Interní komunikace a schůzky
Jak svoláváme schůzky, zapisujeme výstupy, sdílíme informace a jaká jsou pravidla pro komunikaci.
→ Směrnice Chování & komunikaceV2Proces · 07
Hotová metodika
Schvalování a rozhodování
Kdo o čem rozhoduje. Jak se rychle pohne důležité rozhodnutí, aniž by čekalo týden na vedení.
Otevřít metodiku →V3Proces · 08
Hotová metodika
Fakturace a finance
Jak vystavujeme faktury, hlídáme platby, schvalujeme nákupy a držíme přehled o penězích. Jednoduše pro malou firmu.
Otevřít metodiku →V1Proces · 09
Hotová metodika
Správa dokumentů a znalostí
Drive je dílna, OKO a NEX jsou trezor. Kde co žije, jak najít aktuální verzi, žádné final-FINAL-v3.
Otevřít metodiku →V2Proces · 10
Návrh
Školení a rozvoj
Jak plánujeme povinná školení, odborný rozvoj, kurzy, certifikace a rozvoj kompetencí lidí.
→ Směrnice Školení a rozvojV2Proces · 11
Hotová metodika
Marketing a obsah
Jak vznikají weby, katalogy, prezentace, reference, LinkedIn obsah, případové studie a další výstupy značky. Včetně práce s AI.
Otevřít metodiku →V3Proces · 12
Hotová metodika
Správa nástrojů a přístupů
Jak zakládáme, měníme a rušíme přístupy do systémů. Licence, účty, MFA, audit. Princip least privilege.
Otevřít metodiku →V2Proces · 13
Hotová metodika
Správa majetku a vybavení
Jak evidujeme a předáváme hardware, auta, klíče, zařízení, kancelářské vybavení a další firemní majetek.
Otevřít metodiku →V2Proces · 14
Hotová metodika
Nákup a objednávky
Hardware (kiosky, LED) řeší Karel Kočner. Kancelář (toner, hygiena, káva) Lenka Klimánková. Dvě cesty, jasné limity.
Otevřít metodiku →V1Proces · 15
Hotová metodika
Kvalita a zlepšování
Jak sbíráme zpětnou vazbu, řešíme chyby, upravujeme procesy a zavádíme změny do praxe.
Otevřít metodiku →04 · Pravidla & Směrnice
Pravidla
kterými se řídíme
9 oblastí — etika, komunikace, GDPR, pracovní režim, bezpečnost, hodnocení. Osnovy připraveny, plný obsah doplňujeme postupně.
SměrniceŽivotní cyklus zaměstnance
V3Směrnice · 01
Nábor a nástup
Otevření pozice, výběrové řízení, smlouvy, nástup milníky D−7 → D+180.
Otevřít →V1Směrnice · 02
Pracovní doba, docházka, dovolené
Úvazky, evidence docházky, plánování absencí. Docházkový systém v1.0.
Otevřít →V1Směrnice · 03
Práce z domova a práce na dálku
Pravidlo 3+2 (3 dny v kanceláři, 2 dny doma). Vybavení od firmy.
Otevřít →V1Směrnice · 04
Chování, komunikace, reprezentace
Etický kodex, etiketa e-mail/Slack, schůzky, reprezentace navenek.
Otevřít →V1Směrnice · 05
Školení, rozvoj, kvalifikace
Povinná školení (BOZP, PO, GDPR), rozvoj, externí kurzy, konference.
Otevřít →V3Směrnice · 06
Hodnocení výkonu
Měsíční osobní schůzka, roční vyhodnocení, KPI, mzdové úpravy, povýšení.
Otevřít →V3Směrnice · 07
Ukončení pracovního poměru
Výpovědní lhůta, předání agendy, vrácení majetku, exit rozhovor.
Otevřít →Průřezový proces (napříč firmou)
V1Směrnice · 08
GDPR (zaměstnanci)
Osobní údaje zaměstnanců, klientů, dodavatelů. Co kdo vidí, na jak dlouho.
Otevřít →V1Směrnice · 09
BOZP — co potřebuješ vědět
Co dělat při úrazu, lékárnička, zdravotní prohlídky, plán školení.
Otevřít →V1Směrnice · 11
PO — Požární ochrana
Co dělat při požáru, evakuace, shromaždiště, tísňová čísla.
Otevřít →V2Směrnice · 10
Řešení konfliktů
Postupy při konfliktech mezi kolegy / s klientem. Eskalace, mediation.
Otevřít →V1Směrnice · 12
Pracovní řád
Závazný rámec pro všechny zaměstnance — 14 sekcí o práci, komunikaci, dostupnosti, hybridním režimu. PDF + DOCX.
Otevřít →
Vrstva 3
04b · Citlivé sekce
Citlivé informace
Interní HR a manažerské postupy — mzdy, výjimky, rozhodovací rámce, citlivá osobní data. Tyto sekce jsou přístupné jen oprávněným osobám (jednatelé, vedoucí, HR) za heslem.
Pro zaměstnance ke každé V3 metodice existuje veřejná verze (V1) s tím, co potřebuješ vědět o svých právech, povinnostech a firemním postupu. Najdeš je pod každou V3 kartou níže.
V3
Proces · 08
Fakturace a finance
Faktury, platby, schvalovací limity, drobné výdaje, měsíční přehled pro vedení.
Otevřít metodiku →V1
Veřejná verze pro všechny
Jak nakupuji a žádám o proplacení
V3
Proces · 12
Správa nástrojů a přístupů
Účty, hesla, MFA, princip nejmenších oprávnění, rychlé odebrání při odchodu.
Otevřít metodiku →V1
Veřejná verze pro všechny
Jak požádám o přístup
V3
Směrnice · 01
Nábor a nástup
Otevření pozice, výběrové řízení, smlouvy, mzdové návrhy, zkušební doba.
Otevřít směrnici →V1
Veřejná verze pro všechny
Jak probíhá nástup
V3
Směrnice · 06
Hodnocení výkonu
Měsíční schůzky, roční vyhodnocení, KPI, mzdové úpravy, povýšení.
Otevřít směrnici →V1
Veřejná verze pro všechny
Jak funguje hodnocení
Tyto materiály jsou součástí běžných sekcí Procesy a Pravidla — zde jsou seskupeny pro rychlé nalezení.
05 · Systémy
Systémy
11 interních systémů, na kterých DigiDay běží. Klikni pro přihlášení.
Operativa & provoz
CRM
V2Pipedrive
Hlavní obchodní systém firmy — leady, dealy, pipeline.
digiday.pipedrive.com ↗ERP / Realizace
V2NEX
Hlavní systém na vedení realizací, instalací a skladu digitálních panelů.
nex.digiday.cz ↗Intranet
V1OKO
Firemní intranet — úložiště dokumentů, evidence úkolů, zápisy z porad.
digiday.cz/digiday-intranet ↗Projekty
V2B2B Projekty
Projektový nástroj pro B2B zakázky.
digiday.cz/digiday-projekty ↗Účetnictví
V3Pohoda
Účetní software — faktury vystavené i přijaté, DPH, mzdy, evidence dokladů. Zpracovává externí účetní firma.
Lokální instalace — přístup u asistentky / IT.Rezervace
V1Zasedačka
Rezervace zasedačky a showroomu.
digiday.cz/zasedacka ↗Tracking
V2Caflou
Tracking práce ve Studiu (grafici, video, web) + evidence feedů na elektronické úřední desky (Marek Šafránek, IT).
app.caflou.cz ↗Lidé & evidence
Knowledge — jak co dělat
Knowledge
V1Playbook
Co a jak prodáváme — produktové řady, případové studie.
digiday.cz/digiday-playbook ↗Knowledge
V1Brandbook
Jak pracujeme se značkou — vizuál, tone of voice, šablony.
brandbook.digiday.cz ↗Knowledge · jste tu
Processbook
Jak pracujeme uvnitř firmy — procesy, role, směrnice.
processbook-digiday.vercel.app06 · Šablony & formuláře
Šablony
a formuláře
Hotové dokumenty které stačí vyplnit. Žádosti, protokoly, zápisy, kontrolní seznamy, generátory. Jeden zdroj pravdy — vše v OKO intranetu, případně Drive složka Šablony/.
12 šablon
V1 · 7×
V2 · 3×
V3 · 2×
V1
Šablona · 01
Žádost o dovolenou / práci z domova
Krátký formulář — termín, důvod, zástup. Schvaluje vedoucí.
Otevřít směrnici →Vlastník: HR2026-04-15
V1
Šablona · 02
Cestovní příkaz a vyúčtování
Před cestou + po cestě. Stravné dle zákonných sazeb, účtenky do 14 dnů.
Otevřít detail →Vlastník: HR · asistentka2026-04-10
V1
Šablona · 03
Schvalovací žádost
Krátká struktura: co, kolik, proč, kdy. 4 řádky stačí — Slack nebo e-mail.
Otevřít proces →Vlastník: Jednatelé2026-05-02
V1
Šablona · 04
Reklamační protokol
Přijetí reklamace od klienta — datum, popis závady, fotodokumentace, lhůta vyřízení.
Otevřít proces →Vlastník: Realizace · servis2026-04-20
V1
Šablona · 05
Zápis z porady
Týdenní / měsíční / projektová porada. Účastníci, body, rozhodnutí, úkoly.
Otevřít detail →Vlastník: Asistentka2026-03-15
V1
Šablona · 06
E-mailový podpis
Generátor HTML podpisu pro Gmail / Outlook. Dle Brandbooku DigiDay.
Otevřít generátor →Vlastník: Marketing · IT2026-04-01
V1
Šablona · 07
Hlášení úrazu / mimořádné události
BOZP formulář — co se stalo, kdo, kdy, kde, svědci, opatření.
Otevřít směrnici →Vlastník: HR · BOZP technik2026-02-10
V2
Šablona · 08
Nabídky
13-slidový HTML framework per cílovka — TIC, hotely, autosalony, golf, retail.
Otevřít generátor →Vlastník: Obchod · marketing2026-04-25
V2
Šablona · 09
Předávací protokoly
Předání instalace klientovi, vrácení majetku při ukončení PP, předání projektu.
Otevřít proces →Vlastník: Realizace2026-04-12
V2
Šablona · 10
CAPA záznam
Nápravné a preventivní opatření — co se stalo, jak opravit teď, jak zabránit příště.
Otevřít proces →Vlastník: Vedoucí kvality2026-05-02
V3
Šablona · 11
1-stránkový strategický návrh
Co, proč, dopad, náklady, kdo realizuje, kdy se vyhodnotí. Pro pondělní poradu vedení.
Otevřít proces →Vlastník: Jednatelé2026-05-02
V3
Šablona · 12
Měsíční finanční přehled
1-stránkový Sheets pro jednatele — příjmy, výdaje, zisk, otevřené faktury, hotovost.
Otevřít proces →Vlastník: Asistentka · jednatel2026-05-02
Šablony s ikonou „Otevřít generátor →" jsou interaktivní webové nástroje. Ostatní žijí v OKO intranetu nebo v Drive složce Šablony/. Pokud nějakou nenajdeš, ozvi se asistentce v Slacku #dokumenty.
Pod každou kartou je vlastník (kdo šablonu spravuje a schvaluje změny) a datum poslední úpravy. Pokud najdeš, že je šablona zastaralá, ozvi se vlastníkovi.
07 · Kontakt
Kontakt
Korekce schvaluje
Korekce schvaluje
Martin Klimánek
jednatel · DigiDay Czech s.r.o.
09 · Slovník
Co znamenají
zkratky
V procesech se občas neobejdeme bez odborných zkratek nebo cizích termínů. Tady je vysvětlení těch nejčastějších — pokud něco neznáte, podívejte se sem.
KPI
Klíčový ukazatel výkonu — čísla, kterými se měří, jak se nám daří (např. % reklamací, doba odezvy, počet klientů).
NPS · CSAT
Ukazatele spokojenosti zákazníků. NPS = doporučili byste nás (0–10)? CSAT = jak jste spokojeni s konkrétní službou?
eNPS
Vnitřní spokojenost zaměstnanců. Doporučili byste DigiDay jako zaměstnavatele?
CAPA
Nápravná a preventivní opatření — záznam o tom, co se pokazilo, jak to opravujeme a jak tomu zabráníme příště.
CRM
Systém pro správu vztahů se zákazníky. V DigiDay používáme Pipedrive.
GDPR
Evropská pravidla ochrany osobních údajů. Nařízení EU 2016/679 + český zákon č. 110/2019 Sb.
MFA · 2FA
Vícefaktorové ověření. Po heslu ještě další ověření (kód z telefonu, otisk).
SSO
Jednotné přihlášení — jedním účtem (např. Google Workspace) se přihlásíte do více systémů.
VPN
Šifrované připojení mimo firemní síť — bezpečné připojení z domova nebo z kavárny.
SLA
Úroveň služeb — smluvně garantovaná doba odezvy nebo dostupnost (např. „do 4 hodin").
HR
Personalistika — vše kolem zaměstnanců (nábor, mzdy, dovolené, smlouvy, BOZP).
IT
Informační technologie — počítače, sítě, programy, e-mail, přístupy.
BOZP · PO
Bezpečnost a ochrana zdraví při práci · Požární ochrana. Povinná školení dle zákona.
DPP · DPČ · HPP
Typy pracovních smluv — Dohoda o provedení práce · Dohoda o pracovní činnosti · Hlavní pracovní poměr.
Post-mortem
Rozbor incidentu po události — co se stalo, proč, jak tomu zabránit. Bez hledání viníka.
Kaizen
Japonský princip kontinuálního zlepšování — malé krůčky každý den.
5 Whys
Metoda hledání kořenové příčiny problému — pětkrát se zeptat „proč?".