Sekce 01 · Účel
Účel
Tento metodický pokyn popisuje krok za krokem, jak správně plánovat, realizovat a uzavřít profylaxi elektronické úřední desky (EUD) v DigiDay Czech. Dokument je určen primárně pro nové zaměstnance na pozici Specialista profylaxí.
Sekce 02 · Vstup
Vstup
Proces profylaxe se spouští automaticky nebo ručně v těchto situacích:
NEX automaticky naplánuje předběžné termíny profylaxí na základě zadané servisní smlouvy — bez manuálního zásahu.
Specialista profylaxí dostane upozornění z NEXu o nové instalaci (automat po dokončení instalace) a naplánuje první profylaxi.
Předpokladem je, že v NEXu je správně navedená servisní smlouva pro danou desku (datum začátku, konce, ceny, počet profylaxí)
Sekce 03 · Výstup
Výstup
Profylaxa končí, když nastane jedna z těchto situací:
- ·Profylaxa provedena — výměna filtrů, vyčištění, kontrola provozu, technik vyplnil protokol.
- ·Protokol podepsán klientem — odsouhlasení rozsahu provedených prací.
- ·Faktura odeslána — paušál + km doprava.
- ·Další profylaxa naplánována — doporučený interval 12 měsíců, evidováno v NEX kalendáři.
Sekce 04 · Odpovědnost
Odpovědnost
| Role | Odpovědnost |
|---|---|
| Specialista profylaxí | Přijímá upozornění na nové instalace, potvrzuje nebo mění termíny profylaxí, přepisuje do kalendáře techniků, kontroluje provedení a mění stav na Provedená, odesílá předávací protokol klientovi, předává podklady k fakturaci. |
| Technik (Michal a tým) | Dostává přiřazené úkoly s termínem a vozidlem, provádí profylaxi u klienta, fotí desku, vyplňuje formulář o profylaxi v NEXu. Pokud profylaxe neproběhla, informuje Specialistu profylaxí. |
| Vedoucí profylaxí | Koordinuje přeplánování termínů v případě, že profylaxe neproběhla. Přijímá informace od technika o neproběhlé profylaxi. |
| Účetní (Kristýna) | Vystavuje fakturu v Pohodě na základě automatického zápisu z NEXu, zavádí číslo faktury do NEXu a zasílá fakturu klientovi. |
Sekce 05 · Kroky
Kroky
FÁZE 1 — Naplánování termínu profylaxe
| # | Role | Akce / úkol | Systém / nástroj |
| 1 | NEX (automat) | Po zavedení servisní smlouvy nebo po dokončení nové instalace NEX automaticky naplánuje předběžné termíny profylaxí. | NEX — automat |
| 2 | Specialista profylaxí | Zkontroluje automaticky navržené termíny profylaxí v NEXu. Porovná je s termíny instalací a ostatními výjezdy, aby nedocházelo ke kolizím. | NEX |
| 3 | Specialista profylaxí | Termín potvrdí nebo upraví a znovu potvrdí v NEXu. Po potvrzení je profylaxe ve stavu Naplánovaná. | NEX |
| 4 | Specialista profylaxí | Přepíše potvrzenou profylaxi do kalendáře techniků — přiřadí konkrétního technika a vozidlo. | NEX / Kalendář techniků |
FÁZE 2 — Příprava a realizace profylaxe
| # | Role | Akce / úkol | Systém / nástroj |
| 1 | Specialista profylaxí | Doplní do úkolu profylaxe v NEXu konkrétní techniky, vozidlo a případně další instrukce (co je třeba zkontrolovat, speciální požadavky zákazníka). | NEX |
| 2 | Technik | Provede profylaxi u klienta na místě — fyzická kontrola a údržba desky dle standardního kontrolního seznamu DigiDay. | Na místě |
| 3 | Technik | Nafotí desku po provedené profylaxi (dokumentace stavu). | Fotoaparát / mobil |
| 4 | Technik | Vyplní formulář o profylaxi v NEXu — zaznamená co bylo provedeno, přidá fotky. | NEX |
Profylaxe proběhla úspěšně
Stav profylaxe se mění na Provedená — přechází se na Fázi 3.
Profylaxe NEPROBĚHLA (technik se nedostal k desce, zákazník nebyl přítomen apod.)
Technik předá informaci o neproběhlé profylaxi Vedoucímu profylaxí.
Vedoucí profylaxí zajistí přeplánování termínu — nový termín se zapíše do NEXu.
Celý cyklus přípravy a realizace se opakuje od kroku přiřazení technika.
FÁZE 3 — Kontrola a uzavření profylaxe
| # | Role | Akce / úkol | Systém / nástroj |
| 1 | Specialista profylaxí | Zkontroluje vyplněný formulář technika a fotodokumentaci v NEXu. | NEX |
| 2 | Specialista profylaxí | Změní stav profylaxe na Provedená v NEXu. | NEX |
| 3 | NEX (automat) | Automaticky vygeneruje předávací protokol o provedené profylaxi. | NEX — automat |
| 4 | Specialista profylaxí | Odešle předávací protokol klientovi (starostovi) emailem. | |
| 5 | NEX (automat) | Automaticky zapíše provedenou profylaxi do podkladů pro fakturaci. | NEX — automat |
FÁZE 4 — Fakturace
| # | Role | Akce / úkol | Systém / nástroj |
| 1 | Účetní (Kristýna) | Na základě automatického zápisu z NEXu vystaví fakturu v systému Pohoda. | Pohoda |
| 2 | Účetní (Kristýna) | Zavede číslo vystavené faktury do NEXu a zaškrtne pole Fakturováno. | NEX |
| 3 | Účetní (Kristýna) | Odešle fakturu klientovi. | Email / Pohoda |
| 4 | NEX (automat) | Automaticky změní stav profylaxe na Fakturováno. | NEX — automat |
Sekce 06 · Nástroje
Nástroje
Systém pro plánování a evidenci: NEX
Fakturační systém: Pohoda (přístup má pouze účetní)
Účetní pro fakturaci: Kristýna
Vedoucí profylaxí: koordinace přeplánování neproběhlých profylaxí
Servisní smlouvy zakládá: Asistentka jednatele / Specialista instalací
Při nejistotě: konzultuj s nadřízeným nebo Vedoucím profylaxí
Sekce 07 · Výjimky
Výjimky
| Chyba | Správný postup |
|---|---|
| Profylaxi naplánovat bez ověření servisní smlouvy v NEXu | Vždy nejprve ověř, že servisní smlouva je správně navedena v NEXu. Bez ní automat termíny nevygeneruje. |
| Přiřadit technika bez vozidla (nebo naopak) | Při přepisu do kalendáře techniků vždy přiřaď SOUČASNĚ technika i vozidlo. Neúplné přiřazení způsobuje problémy s plánováním. |
| Nezměnit stav na Provedená po dokončení | Pokud stav nezměníš, NEX nevygeneruje předávací protokol ani nepředá podklady k fakturaci — celý navazující proces se zasekne. |
| Odeslat protokol zákazníkovi dříve, než technik vyplní formulář | Nejprve zkontroluj formulář technika a fotky, teprve pak změň stav a odešli protokol. |
| Spoléhat se, že faktura vznikne sama bez zavedení do NEXu | Účetní musí číslo faktury ručně zadat do NEXu. Pokud to neudělá, stav zůstane Provedená, ne Fakturováno — hlídej to. |
| Plánovat termíny profylaxí bez porovnání s kalendářem instalací | Kolize termínů profylaxe a instalace způsobují přetížení techniků. Vždy porovnej s ostatními výjezdy. |
Sekce 08 · Komunikace
Komunikace
Termín profylaxe oznam zákazníkovi (starostovi) s předstihem minimálně 5 pracovních dní emailem.
Po odeslání předávacího protokolu není třeba čekat na potvrzení zákazníka — protokol je informativní dokument.
Pokud profylaxe neproběhla z důvodu na straně zákazníka (nebyl přítomen, odmítl přístup), informuj ho o novém termínu emailem.
Na dotazy zákazníka ohledně faktury přeposílej na účetní Kristýnu.
Sekce 09 · Rychlý přehled
Rychlý přehled
Celý proces má 4 fáze. Typická délka od naplánování po fakturaci: 2–4 týdny (záleží na frekvenci profylaxí dle smlouvy a dostupnosti techniků).
| Fáze | Název | Co se děje | Výsledek |
| 1 | Naplánování | NEX automat navrhne termíny. Specialista potvrdí/upraví a přepíše do kalendáře techniků. | Stav: Naplánovaná |
| 2 | Realizace | Technik provede profylaxi, nafotí desku, vyplní formulář v NEXu. | Stav: Provedená |
| 3 | Kontrola a uzavření | Specialista zkontroluje, změní stav. NEX vygeneruje protokol. Protokol odeslán klientovi. | Protokol odeslán |
| 4 | Fakturace | Účetní vystaví fakturu v Pohodě, zavede číslo do NEXu. Faktura odeslána klientovi. | Stav: Fakturováno |