Sekce 01 · Účel
Účel
Tento metodický pokyn popisuje krok za krokem, jak správně zpracovat pronájem digitálního panelu nebo LED obrazovky — od výhry obchodu v Pipedrive po vrácení zařízení a uzavření pronájmu. Dokument je určen pro Obchodního manažera pronájmů a Vedoucího instalací pronájmu.
Sekce 02 · Vstup
Vstup
Proces pronájmu se spouští, když nastane tato situace:
- ·Obchodní manažer pronájmů (Výpala) zaznamená výhru obchodu v Pipedrive — zákazník potvrdil zájem o pronájem.
- ·Z Pipedrive přijde automatické upozornění do NEXu (stav Aktuální).
Sekce 03 · Výstup
Výstup
Pronájem končí, když nastane jedna z těchto situací:
- ·Akce úspěšně proběhla — zařízení odprovozované po celou dobu pronájmu, klient spokojený.
- ·Demontáž a vrácení — technik demontoval zařízení, vrátil do skladu, vyplnil návratový protokol.
- ·Akce vyúčtována — faktura odeslána klientovi, evidence v Pohodě.
- ·Pokud zařízení poškozeno → eskalace na servis (pozáruční reklamace) + fakturace škody.
Sekce 04 · Odpovědnost
Odpovědnost
| Role | Odpovědnost |
|---|---|
| Obchodní manažer pronájmů (Výpala) | Vytváří nový pronájem v NEXu po výhře v Pipedrive, vyplňuje formulář, přiřazuje desku, upozorňuje Vedoucího instalací. |
| Vedoucí instalací pronájmu (Kolář) | Rozhoduje o způsobilosti zařízení k pronájmu, případně mění zařízení v systému, plánuje odvoz a svoz panelu technikům. |
| Skladník | Vyskladňuje zařízení dle pokynu Vedoucího instalací, potvrzuje vyskladnění v NEXu, kontroluje vrácení materiálu a zařízení po skončení pronájmu. |
| Instalátor / WIN | Připravuje desku (HW a SW), fotí zařízení, vkládá fotky do karty pronájmu, tiskne předávací protokol a přibaluje k desce, potvrzuje expedici. |
| Vedoucí instalací | Provádí výstupní kontrolu zařízení před expedicí, podepisuje formulář, potvrzuje kontrolu v systému. |
Sekce 05 · Kroky
Kroky
FÁZE 1 — Založení pronájmu v systému
| # | Role | Akce / úkol | Systém / nástroj |
| 1 | Obchodní manažer pronájmů (Výpala) | Po výhře v Pipedrive otevři NEX → záložka Pronájmy → Nový pronájem. Vyplň: Datum akce, Datum svozu, přiřaď konkrétní desku/panel. | NEX — záložka Pronájmy |
| 2 | Obchodní manažer pronájmů (Výpala) | Ulož nový pronájem v NEXu. | NEX |
| 3 | NEX (automat) | Automaticky odešle upozornění (mail + oznámení v NEXu) Vedoucímu instalací (Kolář) o nové desce k pronájmu. | NEX — automat |
FÁZE 2 — Kontrola a příprava zařízení
| # | Role | Akce / úkol | Systém / nástroj |
| 1 | Vedoucí instalací pronájmu (Kolář) | Posoudí, zda je vybrané zařízení způsobilé k pronájmu (technický stav, dostupnost). | Sklad / NEX |
| 2 | Vedoucí instalací pronájmu (Kolář) | Pokud zařízení NELZE použít: změní zařízení v kartě pronájmu v NEXu a vybere náhradní. | NEX |
| 3 | Vedoucí instalací pronájmu (Kolář) | Přidá nezbytný materiál do karty Instalace — pronájmu v NEXu (kabely, stojany, příslušenství). | NEX |
| 4 | Skladník | Vyskladní konkrétní zařízení dle pokynu Vedoucího instalací. V NEXu zaškrtne Vyskladněno a potvrdí tlačítkem Vyskladnit. Stav přechází na K vyskladnění → Pro expedici. | NEX — sklad |
FÁZE 3 — Příprava a expedice desky
| # | Role | Akce / úkol | Systém / nástroj |
| 1 | Instalátor / WIN | Připraví desku — nastaví HW a SW dle požadavků zákazníka. | Sklad / dílna |
| 2 | Instalátor / WIN | Nafotí desku (dokumentace stavu před odesláním) a vloží fotky do karty Instalace — pronájmy v NEXu. | NEX |
| 3 | Instalátor / WIN | Vytiskne předávací protokol a přibalí ho k desce. | Tiskárna |
| 4 | Instalátor / WIN | Potvrdí tlačítkem Expedovat v NEXu. | NEX |
| 5 | Vedoucí instalací | Provede výstupní kontrolu — zkontroluje materiál a desku. Vytiskne potvrzení o výstupní kontrole, podepíše ho a založí do šanonu. | Fyzický šanon |
| 6 | Vedoucí instalací | Potvrdí kontrolu v NEXu — zaškrtne Zkontrolováno vedoucím a potvrdí tlačítkem Zkontrolovat. | NEX |
| 7 | Skladník | Zaškrtne Odvezeno ze skladu v NEXu. Stav přechází na Expedice. | NEX |
FÁZE 4 — Průběh pronájmu a svoz
| # | Role | Akce / úkol | Systém / nástroj |
| 1 | Vedoucí instalací pronájmu (Kolář) | Naplánuje odvoz panelu k zákazníkovi a zpětný svoz technikům — přiřadí termíny a zodpovědné osoby v NEXu. | NEX |
| 2 | Technik / Instalátor | Odveze panel k zákazníkovi na místo akce. Instalace na místě dle požadavků zákazníka. | Na místě |
| 3 | Technik / Instalátor | Po skončení akce odveze panel zpět — svoz dle naplánovaného termínu. | Na místě / transport |
FÁZE 5 — Vrácení a uzavření pronájmu
| # | Role | Akce / úkol | Systém / nástroj |
| 1 | Skladník | Po návratu panelu zkontroluje vrácení veškerého materiálu. Zaškrtne pole Vráceno a Vráceno do skladu v NEXu. | NEX — sklad |
| 2 | Obchodní manažer / Vedoucí instalací | Potvrdí tlačítkem Označit jako provedenou. Pronájem přechází na záložku Provedená. NEX automaticky eviduje pronájem jako dokončený. | NEX — automat |
Sekce 06 · Nástroje
Nástroje
- ·Systém pro evidenci pronájmů: NEX → záložka Pronájmy
- ·CRM pro evidenci obchodních případů: Pipedrive
- ·Obchodní manažer pronájmů: Výpala
- ·Vedoucí instalací pronájmu: Kolář
- ·Při nejasnostech v kroku expedice: okamžitě kontaktuj Koláře
- ·Chyba s checkboxy vrácení: nahlašuj správci systému NEX
Sekce 07 · Výjimky
Výjimky
| Chyba | Správný postup |
|---|---|
| Nezadat Datum svozu při zakládání pronájmu | Datum akce A Datum svozu jsou povinné. Bez nich nelze správně naplánovat logistiku — vyplň obě data vždy při zakládání. |
| Expedovat desku bez výstupní kontroly Vedoucím instalací | Výstupní kontrola je povinný krok před každou expedicí. Bez podpisu Vedoucího instalací desku neodesílej. |
| Přeskočit nafocení desky před odesláním | Fotodokumentace stavu před odesláním chrání DigiDay při případných sporech o poškození. Vždy nafot a vlož do NEXu. |
| Kliknout Označit jako provedenou před fyzickou kontrolou vrácení | Kvůli známému chyby se po tomto kliknutí odonznačí checkboxy. Fyzickou kontrolu proveď VŽDY PŘED kliknutím na toto tlačítko. |
| Nezaškrtnout Vráceno a Vráceno do skladu před uzavřením | Bez zaškrtnutí těchto polí NEX nedokáže správně evidovat dostupnost zařízení pro další pronájmy. |
| Neinformovat zákazníka o termínu svozu | Zákazník musí být informován o svozu předem. Překvapivý příjezd techniku způsobuje zbytečné konflikty. |
Sekce 08 · Komunikace
Komunikace
- ·Zákazníkovi potvrď termín odvozu panelu nejpozději 3 pracovní dny předem.
- ·Předávací protokol musí být fyzicky přibalen k panelu při odvozu — zákazník ho podepíše na místě.
- ·Datum svozu zákazníkovi připomeň emailem 2 dny předem.
- ·Pokud dojde ke změně termínu odvozu nebo svozu, informuj zákazníka okamžitě a aktualizuj NEX.
- ·Na případné reklamace stavu zařízení po pronájmu reaguj do 1 pracovního dne.
Sekce 09 · Rychlý přehled
Rychlý přehled
Celý proces má 5 fází. Typická délka od založení po uzavření: záleží na délce akce zákazníka, administrativní část (Fáze 1–3) trvá 2–3 pracovní dny.
| Fáze | Název | Co se děje | Výsledek |
| 1 | Založení pronájmu | Výhra v Pipedrive → nový pronájem v NEXu → upozornění Vedoucímu instalací. | Stav: Aktuální |
| 2 | Kontrola zařízení | Vedoucí instalací rozhodne o způsobilosti, skladník vyskladní. | Stav: Pro expedici |
| 3 | Příprava a expedice | Instalátor připraví desku, výstupní kontrola, odvezení ze skladu. | Stav: Expedice |
| 4 | Průběh a svoz | Panel u zákazníka. Po skončení akce svoz zpět. | Stav: Na pronájmu |
| 5 | Vrácení a uzavření | Kontrola vrácení materiálu, uzavření pronájmu v NEXu. | Stav: Provedená |