Sekce 01 · Účel
Účel
Tato směrnice popisuje, jak DigiDay eviduje, předává a vrací firemní majetek — od kancelářského vybavení po služební automobily. Je závazná pro všechny zaměstnance i externí spolupracovníky a slouží jako manuál pro Office Manager, vedoucí oddělení a účetní.
- ·Compliance s účetními předpisy — zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví + zákon č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů (DHM, IM, odpisy).
- ·Hmotná odpovědnost — každý kus majetku má jasného držitele, prokazatelný předávací protokol.
- ·Snížení ztrát a duplicit — víme co máme, kde to je, kdo to má. Žádné slepé nákupy „už nemůžu najít notebook".
- ·Rychlý ukončení pracovního poměru — při odchodu zaměstnance víme přesně, co má vrátit a co deaktivovat.
- ·Roční inventura — zákonná povinnost účetní jednotky, ale taky kontrola disciplíny.
Sekce 02 · Vstup
Vstup
Proces se spouští jednou z těchto situací:
- ·Nový zaměstnanec nastupuje — HR oznámí Office Manager 7 dní před D-day s rolí a balíčkem vybavení.
- ·Žádanka o vybavení od vedoucího (nový notebook, mobil, monitor, externí HDD, atd.).
- ·Pořízení nového majetku firmou (nákup zaúčtovaný v Pohodě → vstup do evidence).
- ·Změna pozice / projektu — zaměstnanec přechází jinam a potřebuje jiné vybavení.
- ·Reklamace / oprava svěřeného majetku.
- ·Ztráta / krádež / poškození — okamžitý vstup do procesu.
- ·Ukončení pracovního poměru — HR oznámí ukončení 14 dní předem.
- ·Roční inventura — plánovaná v lednu/únoru, vstup do procesu D.
Sekce 03 · Výstup
Výstup
Proces končí, když nastane jeden z těchto stavů:
- ·Aktualizovaná evidence v Pohodě (DHM/IM karta) i v interním sheetu (per zaměstnanec).
- ·Předávací / vratkový protokol podepsaný oběma stranami (zaměstnanec + Office Manager). Originál v personálním spisu, kopie u zaměstnance.
- ·Aktivované / deaktivované přístupy (Active Directory, Google Workspace, klíče od budovy, RFID karty, SIM).
- ·Inventurní zápis (1× ročně) podepsaný jednatelem — soulad fyzického stavu s evidencí, případné nesrovnalosti vyřešené.
- ·Likvidační protokol u vyřazeného majetku — účetní odpis, fyzická likvidace, případně prodej zaměstnanci za zůstatkovou cenu.
Sekce 04 · Odpovědnost
Odpovědnost
| Role | Odpovědnost |
|---|---|
| Office Manager | Vede centrální evidenci majetku, vystavuje předávací a vratkové protokoly, koordinuje s HR (nástup/ukončení pracovního poměru) a účetní (DHM zápisy), organizuje roční inventuru. |
| Vedoucí oddělení | Schvaluje žádanky o nové vybavení do limitu (typicky 30 000 Kč). Dohlíží na svěřený majetek v týmu. Schvaluje výjimky (BYOD, soukromé využití). |
| Účetní (Pohoda) | Zápis DHM/IM do Pohody, kontrola DPH, sestavení odpisového plánu, daňové vs. účetní odpisy, vystavuje inventurní soupisy, řeší účetní odpis při vyřazení. |
| Nákup | Pořizuje majetek dle schválené žádanky, vybírá dodavatele, sleduje záruky, uchovává faktury, nákupní knihu. |
| IT / Backoffice | Hardware setup (laptop image, šifrování BitLocker/FileVault, antivir), správa Active Directory / Google Workspace, vystavení a deaktivace přístupů, SIM aktivace. |
| Zaměstnanec | Hmotná odpovědnost za svěřený majetek (dle § 252 zákoníku práce). Povinné hlášení ztráty/poškození. Vrácení v dohodnutém stavu při ukončení pracovního poměru. |
| HR | Oznamuje Office Manager nástupy a výstupy (D−7 a D−14), zakládá personální spis s kopií předávacích protokolů. |
| Jednatel | Schvaluje pořízení DHM nad limit (typicky nad 100 000 Kč), podepisuje inventurní zápis, rozhoduje o sporných případech (zaviněné poškození, soudní vymáhání). |
Sekce 05 · Kroky
Kroky
Proces má 4 hlavní toky. Každý zaměstnanec projde nejméně tokem A (svěření) a tokem C (vrácení), případně B (změna stavu) v průběhu pracovního poměru.
A — Svěření majetku (nástup / nová potřeba)
| # | Role | Akce | Systém |
|---|---|---|---|
| A1 | HR / vedoucí | Oznámí Office Manager nástup nebo žádanku — role, pozice, balíček vybavení (laptop, mobil, monitor, klíče, …). | Slack #vybaveni |
| A2 | Office Manager | Zkontroluje sklad — zda máme volné kusy. Pokud ne, založí žádanku do Nákupu se schválením vedoucího (nad 30 000 Kč i účetní + jednatel). | Sklad sheet, žádanka |
| A3 | Nákup | Pořídí majetek od preferovaného dodavatele, faktura jde do účtárny. | Pohoda, e-mail |
| A4 | Účetní | Zaúčtuje fakturu. Pokud DHM (nad 80 000 Kč), založí kartu DHM v Pohodě s odpisovým plánem. Pokud IM, zaeviduje v podrozvahové. | Pohoda |
| A5 | IT | Připraví HW: image OS, šifrování disku, antivir, instalace standardních aplikací (Office, Slack, Pohoda klient pokud relevantní). Vytvoří uživatelský účet v Active Directory / Google Workspace, e-mail. | AD / Google Admin |
| A6 | Office Manager | Vyplní Předávací protokol — seznam svěřených předmětů s inventárními čísly, datum předání, podpisy. | Šablona protokolu |
| A7 | Zaměstnanec | Podepíše protokol (oboustranný originál). Stvrzuje hmotnou odpovědnost za svěřený majetek. | Papír / DocuSign |
| A8 | Office Manager | Zaeviduje v interním sheetu „Majetek per zaměstnanec" (Google Sheets). Originál protokolu jde do personálního spisu (HR), kopie zaměstnanci. | Sheet, HR spis |
B — Změna stavu (přesun, oprava, vyřazení)
| # | Situace | Postup |
|---|---|---|
| B1 | Přesun mezi zaměstnanci | Předchozí zaměstnanec podepíše vratkový protokol, nový zaměstnanec předávací. Office Manager aktualizuje sheet. Bez nutnosti účetního zápisu (zůstává v evidenci, mění se jen držitel). |
| B2 | Reklamace / oprava | Zaměstnanec nahlásí závadu IT. IT posoudí — záruka? Eskalace na dodavatele. Pokud oprava nad rámec záruky, vedoucí + účetní rozhodne (oprava vs. nový kus). V evidenci poznámka „v opravě / reklamaci". |
| B3 | Vyřazení (zastaralé, nefunkční) | Office Manager + účetní posoudí. Účetní vystaví likvidační protokol, odepíše DHM. Volby: ekologická likvidace (HW), prodej zaměstnanci za zůstatkovou cenu, dar charitě (s daňovými implikacemi). |
| B4 | Změna pozice / projektu | Pokud zaměstnanec mění tým, ale ne firmu, posoudíme zda majetek přechází s ním (laptop ano), zůstává oddělení (klíče), nebo se mění (specializovaný HW). Vždy aktualizace evidence. |
C — Ukončení pracovního poměru (vrácení při ukončení)
| # | Role | Akce | Termín |
|---|---|---|---|
| C1 | HR | Oznámí Office Manager + IT ukončení pracovního poměru. | D−14 |
| C2 | Office Manager | Vygeneruje seznam svěřeného majetku z interního sheetu — předá zaměstnanci s kontrolním seznamem co vrátit. | D−10 |
| C3 | Zaměstnanec | Naplánuje exit schůzku s Office Manager — vrácení HW, klíčů, RFID karet, SIM, parkovací karty, vozidla. | D−7 až D−1 |
| C4 | Office Manager + Zaměstnanec | Společně projdou seznam, kontrola stavu (poškození, opotřebení, kompletnost). Vyplní Vratkový protokol. | D−1 nebo D |
| C5 | IT | Deaktivuje účty (e-mail, AD, Google, Slack, Pipedrive, …), zálohuje firemní data z laptopu, wipe disku. | D (poslední den) |
| C6 | Office Manager | Aktualizuje evidence (sheet + Pohoda — majetek vrácen, dostupný pro další přidělení). Originál protokolu do personálního spisu. | D+1 |
D — Roční inventura
| # | Akce | Termín |
|---|---|---|
| D1 | Účetní vygeneruje inventurní soupis z Pohody (DHM + IM). | Leden |
| D2 | Office Manager rozdělí inventuru per oddělení a obejde fyzicky každého zaměstnance (nebo požádá vedoucí o spolupráci). | Leden–únor |
| D3 | Fyzická kontrola = porovnání evidence vs. realita. Zaznamená nesrovnalosti (chybí, nadbytek, poškozeno). | Leden–únor |
| D4 | Náprava — dohledání, manco/přebytky vyřešit (zápis, prošetření, případně náhrada zaměstnance, hlášení pojišťovně). | Únor |
| D5 | Inventurní zápis → schválení jednatelem, archivace 5 let. | Únor |
Sekce 06 · Nástroje
Nástroje
| Nástroj | K čemu | Vlastník |
|---|---|---|
| Pohoda | Účetní DHM/IM evidence, odpisový plán, inventurní soupis. Source of truth pro účetnictví. | Účetní |
| Interní sheet „Majetek per zaměstnanec" | Detailní evidence — kdo má co, inv. číslo, datum předání. Doplňuje Pohodu o operativní view. | Office Manager |
| Předávací / vratkový protokol | Šablona v sekci Šablony processbooku. Používá se vždy při změně držitele. | Office Manager |
| Active Directory / Google Workspace | Správa uživatelských účtů, přístupů, e-mailů, MFA. | IT |
| Klíčový plán + RFID systém | Evidence fyzických klíčů a kartiček. Aktivace/deaktivace přístupu k budovám. | Office Manager |
| Mobilní operátor (samoobsluha) | Aktivace/deaktivace SIM, převod mezi zaměstnanci, fakturační detaily. | IT / Office Manager |
| Carwise / leasing portál | Evidence vozidel, kniha jízd, palivo, servis, technické prohlídky, pojištění. | Office Manager + Účetní |
| Slack #vybaveni | Komunikační kanál pro žádanky, schvalování, hlášení ztrát. | Vedoucí + Office Manager |
Sekce 07 · Výjimky