Interní směrnice o chování, komunikaci a reprezentaci firmy

Sekce 1

Úvodní ustanovení a rozsah

Tato směrnice stanoví etický rámec, komunikační pravidla a zásady reprezentace firmy DigiDay s.r.o. Doplňuje a konkretizuje obecná pravidla podle zákoníku práce, antidiskriminačního zákona (č. 198/2009 Sb.) a tone of voice z Brandbooku.

Vztahuje se na všechny zaměstnance v HPP, DPČ a DPP, na externí spolupracovníky jednající jménem DigiDay a na všechny situace, ve kterých zaměstnanec vystupuje v souvislosti se svou pozicí — v kanceláři, na práce z domova, u klienta, na akce i na sociálních sítích.

Sekce 2 · Etický kodex

Vzájemný respekt a rovné zacházení

Ve firmě dodržujeme vzájemný respekt, profesionalitu a férové jednání. Je zakázána jakákoli diskriminace, obtěžování, ponižování nebo agresivní chování vůči kolegům, klientům či partnerům. Každý má právo na důstojné zacházení bez ohledu na pozici, pohlaví, věk, národnost, víru, orientaci nebo zdravotní stav.

Konkrétně to znamená:

• ·nezvyšujeme hlas, neurážíme, nezesměšňujeme — ani v pracovním stresu,
• ·žádné sexistické, rasistické nebo politicky útočné poznámky a „vtipy",
• ·nedotýkáme se kolegů bez jejich souhlasu, respektujeme osobní prostor,
• ·kritika ano, ale věcná a vůči práci — nikdy vůči osobě,
• ·chyby a nedorozumění řešíme přímo s dotyčným, ne za jeho zády.

Sekce 3 · Komunikační etiketa

Jak píšeme, voláme a chatujeme

V e-mailové, chatové a telefonické komunikaci jednáme stručně, věcně a s ohledem na čas ostatních. Volíme kanál podle obsahu — ne podle toho, co máme zrovna otevřené.

3.1 Volba kanálu

3.2 Pravidla pro e-mail

• ·Předmět: konkrétní, ne „Dotaz" nebo „Re: Re: Re:". Krátký, ale srozumitelný i za týden.
• ·Struktura: oslovení, jasná otázka/sdělení v první větě, detaily níže, akce na konci.
• ·Tone of voice: přímý, konkrétní, lidský — viz Brandbook. Žádné „v rámci optimalizace synergických procesů".
• ·Cc/Bcc: přidávej jen ty, kdo to opravdu potřebují vidět. Odpověď „Reply All" jen když je relevantní pro všechny.
• ·Podpis: jednotná šablona DigiDay (jméno · pozice · telefon · web). Bez emoji, bez citátů.

3.3 Pravidla pro Slack

• ·Píšeme do tématických kanálů (ne všechno do #general). Diskuzi k jednomu tématu drž v threadu.
• ·Místo „ahoj" + čekat → rovnou napiš celou otázku. Šetří to oběma čas.
• ·@channel a @here jen když je to opravdu pro všechny. Jinak konkrétní lidé.
• ·Slack status (oběd, schůzka, HO, focus mode) — drž ho aktuální.

3.4 Pravidla pro WhatsApp

• ·Jen rychlé a akutní věci („vezmi telefon", „jsi online?", „klient stojí v recepci").
• ·Žádné dlouhé úkoly ani rozhodnutí — vždy přesun do Slacku/e-mailu, ať je to dohledatelné.
• ·Skupinové chaty zakládáme střídmě — ad hoc projekt ano, „debata o všem" ne.

Sekce 4 · Pravidla schůzek

Schůzky, které mají smysl

Schůzku svolává vždy osoba, která má jasný důvod a cíl. Špatně vedená schůzka je nejdražší forma komunikace ve firmě — sere mzdové náklady všech přítomných.

4.1 Než schůzku svoláš

Zeptej se sám sebe:

• ·Dá se to vyřešit písemně? Slack vlákno, e-mail, dokument s komentáři? Jestli ano — schůzku nesvoláváš.
• ·Kdo tam opravdu musí být? Jen ti, kdo rozhodují nebo bez kterých nelze pokračovat. Zbytek dostane zápis.
• ·Co je výsledek? Rozhodnutí, plán, sdílené pochopení — vyber jeden z těch tří.

4.2 Pozvánka

Každá schůzka v kalendáři má:

• ·Konkrétní název (ne „Meeting", ale „Rozhodnutí — nabídka MaP Q2"),
• ·Agendu v popisu (3–5 odrážek, co probereme),
• ·Přiměřený čas (default 30 min, hodina jen když je to opravdu hodina),
• ·Jasného svolavatele (kdo to vede, kdo dělá zápis).

4.3 Zápis ze schůzky

Z každé schůzky vzniká stručný zápis. Píše ho svolavatel nebo někdo jím určený, do 24 hodin po schůzce, do Slack threadu nebo sdíleného dokumentu. Obsahuje:

• ·hlavní závěry (1–3 věty),
• ·úkoly s termíny a odpovědnými osobami (kdo, co, do kdy),
• ·otevřené otázky a kdo je dořeší.

Bez zápisu = schůzka se nestala. Týdenní porady oddělení mají zápis povinně.

Sekce 5 · Reprezentace

Jak vystupujeme navenek

Každý zaměstnanec při komunikaci s klienty, partnery i veřejností reprezentuje firmu. Vystupujeme slušně, profesionálně a v souladu s hodnotami DigiDay.

• ·Nekomentujeme interní spory ani problémy navenek. Když se nás klient zeptá, odpovídáme věcně, bez detailů a bez jmen.
• ·Nešíříme neověřené informace o klientech, partnerech ani konkurenci. Ani „mezi námi", ani v kavárně, ani v LinkedIn DM.
• ·Slibujeme jen to, co skutečně dodáme. Lepší přiznat, že nevím, než vymyslet termín nebo cenu.
• ·Drží se brandu. Vizuál, tone of voice, hodnoty — viz Brandbook.

5.1 Sociální sítě a veřejná vystoupení

Sociální sítě, podcasty, konference, rozhovory — používáme uvážlivě a vždy tak, aby nepoškozovaly dobré jméno firmy.

• ·Osobní účty (Facebook, Instagram, X, TikTok) — tvoje věc, ale když píšeš o práci, stojí za tebou DigiDay. Žádné výpady na klienty, kolegy, konkurenci.
• ·LinkedIn používej aktivně — sdílej úspěchy firmy, projekty (po dohodě), odbornost. Drž tone of voice.
• ·Veřejné vystoupení (přednáška, podcast, panel) na téma DigiDay/oboru — předem konzultuj s jednatelem nebo marketingem. Slidy a materiály v brand designu.
• ·Tisk a média — vyjadřuje se jednatel nebo jím pověřená osoba. Když ti zavolá novinář, předej kontakt na martin@digiday.cz.

5.2 Oblékání a vizuální dojem

V kanceláři smart casual. U klienta a na akce výš (košile / sako / brand triko podle situace). Při instalaci a v technické práci pracovní oblečení s DigiDay logem.

Sekce 6

Návykové látky a kouření

• ·Alkohol a návykové látky jsou na pracovišti zakázány během pracovní doby. Stejně tak je zakázáno přijít do práce pod jejich vlivem.
• ·Výjimky: firemní akce (vánoční večírek, oslava milníku, klientská reprezentace) — schvaluje vedoucí, vždy s mírou a rozumem. Po skleničce vína na obědě s klientem už řídí Bolt nebo taxi.
• ·Kouření (vč. e-cigaret a IQOS) je povoleno pouze na vyhrazených místech a v souladu s pravidly budovy a firmy.
• ·Při podezření na porušení (zápach, chování) řeší situaci nadřízený nebo vedení — diskrétně, bez rozruchu, soukromě. Při bezpečnostně rizikové práci (řízení vozidla, manipulace s technikou v riggu) je možné požadovat dechovou zkoušku za přítomnosti svědka.

Sekce 7

Porušení směrnice

Porušení této směrnice se řeší podle závažnosti a opakování:

• ·Drobné prohřešky (předmět e-mailu, schůzka bez agendy) — kolegiální upozornění od vedoucího.
• ·Opakované nebo závažnější chování (neuctivá komunikace, šíření interních info navenek) — písemné napomenutí, řeší vedoucí + HR.
• ·Hrubé porušení (diskriminace, obtěžování, alkohol v práci, poškození jména firmy) — řeší jednatel, může vést až k okamžitému ukončení pracovního poměru podle § 55 ZP.

Postup při řešení sporů a stížností (vč. ochrany oznamovatele) řeší samostatná směrnice Řešení konfliktů a stížností.