Sekce 1
Úvod a právní rámec
Tato směrnice upravuje, jak DigiDay s.r.o. (správce) nakládá s osobními údaji svých zaměstnanců, dohodářů a externistů v souladu s nařízením EU 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů. Vztahuje se na všechny, kdo s personálními daty pracují (HR, vedoucí, IT, účetní).
Sekce 2
Co a proč zpracováváme
| Kategorie údajů | Účel | Právní titul |
|---|---|---|
| Identifikační (jméno, RČ, adresa, č. OP) | Pracovní smlouva, mzda, evidence | Smlouva + zákonná povinnost |
| Mzdové a daňové (bankovní účet, srážky, daně, pojištění) | Výpočet a výplata mzdy, odvody | Zákonná povinnost |
| Pracovní (pozice, hodnocení, docházka, dovolená) | Plnění PP, rozvoj, řízení výkonu | Smlouva + oprávněný zájem |
| Zdravotní (vstupní prohlídka, OZZ, omezení) | BOZP, vhodnost k práci, OZZ benefity | Zákonná povinnost (zvláštní kategorie — § 9 GDPR) |
| Kontaktní (e-mail, telefon, kontakt v nouzi) | Komunikace v práci, krizové situace | Smlouva |
| Fotografie (nástěnka, web, LinkedIn) | Reprezentace firmy | Souhlas (lze odvolat) |
Sbíráme minimum nutné pro daný účel. Žádné „pro jistotu" data navíc.
Sekce 3
Tvá práva (subjektu údajů)
- ·Přístup — víš, co o tobě máme. Žádost na HR, odpověď do 30 dní zdarma.
- ·Oprava — když je něco nepřesné, opravíme bez průtahů.
- ·Výmaz („být zapomenut") — po skončení PP smažeme, co nepodléhá zákonné archivaci.
- ·Omezení zpracování — pozastavíme, dokud sporné údaje nevyřešíme.
- ·Přenositelnost — strojově čitelný export tvých dat.
- ·Námitka a odvolání souhlasu (např. fotografie) — kdykoli, bez sankce.
- ·Stížnost na ÚOOÚ — Úřad pro ochranu osobních údajů, uoou.cz.
Sekce 4
Bezpečnost a přístup
- ·Přístup pouze pověřeným — HR, účetní, přímý nadřízený (jen k datům svého týmu), jednatelé. Princip „need-to-know".
- ·Zabezpečení — uzamčené složky, šifrované disky, hesla + MFA, VPN pro vzdálený přístup.
- ·Tištěné dokumenty — uzamčená skříň. Skartace u dokumentů po skončení skartační lhůty.
- ·Mlčenlivost — všichni s přístupem podepisují prohlášení o mlčenlivosti, platí i po skončení PP.
Sekce 5
Doby uchovávání a předávání
Data uchováváme jen po dobu nutnou — typicky:
- ·Mzdové a daňové — 30 let (§ 35a zákona o důchodovém pojištění),
- ·Mzdové listy a evidenční listy — 45 let,
- ·Personální spisy — 10 let po skončení PP,
- ·CV neúspěšných uchazečů — max 6 měsíců (jen se souhlasem; jinak smazat hned).
Předáváme jen tyto subjekty (zpracovatele / příjemce):
- ·ČSSZ, zdravotní pojišťovny, finanční úřad, ÚP — zákonem povinné výkazy,
- ·Banka — výplaty mezd,
- ·Smluvní pracovní lékař, BOZP/PO technik — vstupní/periodické prohlídky a školení,
- ·Účetní firma / poskytovatel mzdového software — zpracovatelská smlouva.
Mimo EU/EHP žádná data nepředáváme.
Sekce 6
Bezpečnostní incident
Při podezření na únik, ztrátu nebo neoprávněný přístup k OÚ (ztráta notebooku, krádež telefonu, omylem rozeslaný e-mail s daty, phishing):
- ·Okamžitě nahlas HR a IT — i mimo pracovní dobu.
- ·HR a IT vyhodnotí závažnost a rozhodnou o okamžitých opatřeních (vzdálené smazání, změna hesel, blokace přístupů).
- ·Při riziku pro subjekty: oznámení ÚOOÚ do 72 hodin a informování dotčených.
- ·Záznam do evidence incidentů (vede HR), ohlédnutí analýza příčin a opatření.
Sekce 7
Závěrečná ustanovení
- ·Účinnost dnem schválení jednateli.
- ·Opírá se o nařízení EU 2016/679 (GDPR), zákon č. 110/2019 Sb. o zpracování OÚ, zákoník práce a zákon č. 582/1991 Sb. (důchodové pojištění — archivace mzdových dokumentů).
- ·Souvisí: Nábor a nástup · Ukončení pracovního poměru · BOZP a bezpečnost.