Než něco objednám
Vždy si nejdřív vyžádej schválení dle částky:
| Částka | Schvaluje |
|---|---|
| do 5 000 Kč | Tvůj vedoucí oddělení |
| 5 000–100 000 Kč | Jednatel |
| nad 100 000 Kč | Oba jednatelé (Klimánek + Stružka) |
Žádost krátká, 4 řádky stačí: co, kolik, proč, kdy potřebuji. Slack nebo e-mail. Odpověď do 24 hodin.
Objednávka — pravidla
- Faktura vždy na DigiDay (IČ + adresa firmy). Nikdy na soukromou osobu.
- Hardware a kiosky objednává Karel Kočner (oddělení Nákup) — Slack
#nakup. - Kancelářské potřeby (toner, papíry, hygiena, káva) objednává Lenka Klimánková (Sociální podnik).
- IT vybavení a software řeší IT (jednatel Klimánek) přes Jak požádám o přístup.
Drobné výdaje (paragony, hotovost)
Taxi, oběd s klientem, parkování, malý nákup pro tým — zaplatíš ze svého a vyúčtuješ proti účtence.
- Limit 2 000 Kč na akci — vyšší vždy přes fakturu.
- Účtenku odevzdej (sken do Drive nebo papír asistentce) do 7 dnů.
- Ke každé účtence krátký popis (proč, pro koho, jaká akce).
- Asistentka proplatí převodem na tvůj účet nebo z firemní pokladny.
Cestovní náhrady
Služební cesta (k klientovi, na akci, na školení):
- Před cestou — vyplň cestovní příkaz (šablona v OKO), schválí vedoucí.
- Během cesty — uschovej účtenky (ubytování, jídlo, MHD, parkování).
- Do 14 dnů po cestě — vyúčtuj (cestovní příkaz + účtenky).
- Vyplácí se převodem. Stravné dle zákonných sazeb (řídí účetní).
Faktura od dodavatele přišla mně
Pokud ti přijde faktura na e-mail nebo poštou (typicky obchodník dostane fakturu od subdodavatele):
- Přepošli ji asistentce hned (nečekej do konce měsíce).
- K faktuře přidej krátký kontext: kdo objednal, k jakému projektu, kdo schválil.
- Asistentka fakturu zkontroluje a zařadí k platbě (jednatel platí ve středu).
Co když je něco nestandardní?
- Naléhavá havárie zařízení — volej jednatele přímo (nečekej na schválení v Slacku).
- Akční nabídka „do konce dne" — pošli žádost vedoucímu/jednateli, ať rozhodne. Tlak dodavatele neobchází limit.
- Klient si stěžuje na fakturu — ozvi se asistentce a obchodníkovi, případně se vystaví opravný daňový doklad.
- Něco jsem zaplatil bez schválení — nahlas to hned vedoucímu, neumlčuj. Pokuta za přiznání: žádná. Za zatajení: vážný rozhovor.