Sekce 01 · Účel
Účel
Tato směrnice popisuje, jak DigiDay vytváří, schvaluje a publikuje marketingový obsah na všech kanálech, a jak v tomto procesu používáme AI nástroje. Zajišťuje konzistentní hlas značky, ochranu reputace firmy a jasnou lidskou odpovědnost za zveřejněný obsah.
- ·Brand-first — všechen obsah respektuje Brandbook DigiDay (vizuál, tone of voice, jazyk, zakázané prvky).
- ·Dvoustupňové schválení — marketingový manažer (denní obsah) + jednatel (strategický obsah, tisk, PR).
- ·AI je nástroj, ne autor — výstupy z AI musí být vždy upraveny člověkem. Bez výjimky.
- ·Lidská odpovědnost — pod každým publikovaným obsahem stojí konkrétní zaměstnanec, který za něj ručí. Ne nástroj.
- ·Konzistentní hlas — napříč Facebook, LinkedIn, weby, katalogy a PR mluvíme jako jedna firma.
- ·Měřitelnost — sledujeme dosah, zapojení, leady. Ne obsah pro obsah.
Sekce 02 · Vstup
Vstup
Proces se spouští jednou z těchto situací:
- ·Plánovaný obsah z kvartálního content kalendáře (kampaně, tematické posty, seriály).
- ·Aktualizace webu (digiday.cz, uredni-deska.eu, digitalni-nosyce.cz) — nový produkt, reference, kontakt, právní text.
- ·Nový katalog nebo nabídka — produktový katalog, individuální nabídka pro klienta, prezentace.
- ·Případová studie — dokončená realizace u klienta, který souhlasí se zveřejněním.
- ·Reference / LinkedIn post — klient se pochlubil, my reagujeme; nebo vlastní příspěvek o projektu.
- ·Reaktivní obsah — událost ve firmě (akce, ocenění, novinka), externí zpráva v oboru, krizová komunikace.
- ·Podnět od obchodu — obchodník navrhuje obsah z praxe (časté otázky klientů, námitky, úspěšné instalace).
Sekce 03 · Výstup
Výstup
Z procesu vždy vzniká:
- ·Publikovaný obsah v daném kanálu (Facebook, LinkedIn, web CMS, Google Drive, e-mail klientovi).
- ·Schvalovací stopa — kdo navrhl, kdo schválil, kdo publikoval. Slack vlákno nebo komentář v dokumentu stačí.
- ·Archivace — finální verze v Google Drive (složka Marketing/Publikováno/RRRR-MM) s datem a jménem autora.
- ·Záznam použití AI (pokud byla použita) — krátká poznámka „AI: návrh / korektura / překlad", ať víme, kde stroj pomáhal.
- ·Měření — po publikaci se sleduje výkon (dosah, zapojení, kliky, leady) a zápis do měsíčního přehledu marketingu.
Sekce 04 · Odpovědnost
Odpovědnost
Kdo co dělá v marketingovém procesu:
| Role | Odpovědnost |
|---|---|
| Marketingový manažer | Vlastník procesu. Plánuje obsah, schvaluje denní výstupy (sociální sítě, web), kontroluje soulad s brandbookem, dohlíží na použití AI a úpravy AI výstupů. Měří výkon. Eskaluje strategický obsah jednateli. |
| Jednatel | Schvaluje strategický obsah — katalogy, ucelené nabídky, tiskové zprávy, krizovou komunikaci, obsah s právním rizikem, případové studie před zveřejněním u klienta. |
| Studio (grafik) | Vizuální realizace dle brandbooku — grafika, video, sazba katalogů, šablony pro sociální sítě. Nepublikuje, jen tvoří podklady. |
| Copywriter (interní / externí) | Píše texty dle zadání. Pokud používá AI, výstup vždy upravuje a označuje. Zodpovídá za správnost faktů, jazyka i tone of voice. |
| Sociální sítě (správce) | Operativní publikace na Facebook a LinkedIn po schválení marketingovým manažerem. Reaguje na komentáře a dotazy, eskaluje vážné případy. |
| Správce webu | Aktualizuje obsah na digiday.cz, uredni-deska.eu, digitalni-nosyce.cz. Po schválení marketingem. Hlídá strukturu, SEO, právní texty. |
| Obchodník | Dodává podklady pro případové studie, reference, FAQ. Schvaluje obsah, který se týká konkrétního klienta (před publikací). |
| Každý zaměstnanec | Pokud sdílí firemní obsah na vlastním LinkedInu, drží se brandbooku a tone of voice. Necituje neoveřené informace, neoznačuje klienty bez souhlasu. |
Sekce 05 · Kroky
Kroky a postupy
Marketing a obsah pokrývá 6 hlavních toků. Každý má vlastní rytmus a schvalovací úroveň:
A — Příspěvek na sociální sítě (Facebook, LinkedIn)
| # | Zodpovědnost | Akce |
|---|---|---|
| A1 | Marketingový manažer | Plánuje obsah dle kvartálního kalendáře — téma, kanál, datum publikace. Nebo reaguje na ad-hoc podnět. |
| A2 | Copywriter | Připraví návrh textu — sám nebo s pomocí AI. Pokud AI, výstup upraví, zkontroluje fakta, zapracuje tone of voice. |
| A3 | Studio (grafik) | Připraví vizuál dle brandbooku — formát, barvy, typografie, logo. Šablony jsou v Canvě. |
| A4 | Marketingový manažer | Schválení — kontrola textu, vizuálu, hashtagů, tagů osob/firem. „Schváleno-marketing" do Slacku nebo komentář v dokumentu. |
| A5 | Sociální sítě (správce) | Publikace v dohodnutém čase. Sleduje první hodinu reakce. |
| A6 | Sociální sítě (správce) | Reakce na komentáře do 4 hodin v pracovní době. Vážné případy (stížnost, právní problém, hejt) okamžitě eskaluje marketingovému manažerovi a jednateli. |
B — Aktualizace webu (digiday.cz, uredni-deska.eu, digitalni-nosyce.cz)
| # | Zodpovědnost | Akce |
|---|---|---|
| B1 | Zadavatel (obchod / vedení / marketing) | Dodá podklad — co, kde, proč. Příklad: nová reference, nový produkt, právní úprava textu, kontakt. |
| B2 | Copywriter | Připraví text dle brandbooku. AI smí pomoct s první verzí, ale finální text je upravený člověkem. |
| B3 | Studio | Pokud potřeba — vizuál, ilustrace, foto, ikony. |
| B4 | Marketingový manažer | Schválení obsahu. Pro právní texty (GDPR, obchodní podmínky, reklamace) eskaluje jednateli. |
| B5 | Správce webu | Publikuje v CMS. Kontrola — odkazy fungují, obrázky se zobrazují, mobilní verze, SEO meta. |
| B6 | Marketingový manažer | Kontrola publikace — projde web po vydání, ověří, že vše vypadá správně. Záznam do Drive. |
C — Katalog nebo nabídka
| # | Zodpovědnost | Akce |
|---|---|---|
| C1 | Marketingový manažer + obchod | Definice — pro koho, co obsahuje, kdy potřeba, formát (PDF, tisk, online). |
| C2 | Copywriter + obchod | Texty — produkty, ceny, reference, případové studie. AI použít na strukturu nebo formulace, ale fakta a ceny ověřuje obchod. |
| C3 | Studio | Sazba dle brandbooku. HTML+Puppeteer šablona pro brand-critical katalogy (ne Canva). |
| C4 | Marketingový manažer | Interní revize — texty, vizuál, fakta. Po opravách pošle k finálnímu schválení. |
| C5 | Jednatel | Finální schválení — obsah, ceny, pozice firmy. Bez podpisu jednatele se katalog/nabídka nikdy nedostane ven. |
| C6 | Studio | Export do finálního formátu (PDF, tisk-ready PDF, online prezentace). |
| C7 | Marketingový manažer | Archivace v Drive (Marketing/Katalogy/RRRR) + distribuce dle účelu (web, e-mail, tisk). |
D — Případová studie
| # | Zodpovědnost | Akce |
|---|---|---|
| D1 | Obchodník | Identifikuje vhodný projekt — dokončený, klient spokojený, zajímavý příběh. Nabídne marketingu. |
| D2 | Obchodník | Získá písemný souhlas klienta se zveřejněním — jméno firmy, fotky, citát. Bez souhlasu žádná publikace. |
| D3 | Marketingový manažer + copywriter | Sběr podkladů — výzva, řešení, výsledek (čísla), citace klienta, foto/video z realizace. |
| D4 | Copywriter | Napíše příběh — struktura: výzva → řešení → výsledek → citát klienta. AI smí pomoct s první verzí, fakta ověřuje obchod. |
| D5 | Studio | Sazba — webová verze, PDF, sociální zkrácená verze. Vizuál dle brandbooku. |
| D6 | Klient | Korektura klienta — pošleme finální verzi ke kontrole. Klient musí písemně odsouhlasit hotový text před publikací. |
| D7 | Jednatel | Finální schválení — pozice firmy, čísla, citáty. |
| D8 | Marketingový manažer | Publikace — web (sekce reference), LinkedIn článek, případně e-mail nebo prezentace pro obchod. |
E — Reference nebo LinkedIn post
| # | Zodpovědnost | Akce |
|---|---|---|
| E1 | Obchodník / zaměstnanec | Najde příležitost — klient sdílel pozitivní zkušenost, dokončila se zajímavá zakázka, ocenění, akce. |
| E2 | Obchodník | Pokud se mluví o klientovi — získá souhlas s tagováním nebo sdílením. Klient musí vědět. |
| E3 | Copywriter | Krátký text (3–5 vět) — co se stalo, proč to stojí za zmínku. Bez chvástání. Tone of voice dle brandbooku. |
| E4 | Marketingový manažer | Schválení. Pro citace zaměstnanců nebo klientů ověří, že ten dotyčný souhlasí. |
| E5 | Sociální sítě | Publikace na firemním profilu. Zaměstnanci pak smí sdílet na vlastní profil. |
F — Práce s AI nástroji (průřezové pravidlo)
Toto pravidlo platí napříč všemi předchozími toky (A–E) kdykoli zaměstnanec použije AI nástroj (Claude, ChatGPT, Gemini, Canva AI, Midjourney apod.).
| # | Pravidlo | Co to znamená v praxi |
|---|---|---|
| F1 | AI smí pomoct, ne nahradit | První verze, brainstorm, korektura, překlad, varianty — ano. Publikovat výstup AI bez úprav — ne. |
| F2 | Vždy lidská úprava | Text projde alespoň jednou rukou — kontrola faktů, tone of voice, brandbook, jazyk. Pokud text vyžaduje žádnou úpravu, není to obsah pro DigiDay. |
| F3 | Ověření faktů | AI si občas vymýšlí. Čísla, jména, ceny, reference, právní citace — vždy ověřit z primárního zdroje. |
| F4 | Brandbook nad AI | Když AI navrhne text v jiném tone of voice než brandbook, opraví se brandbook. AI se přizpůsobuje firmě, ne naopak. |
| F5 | Ochrana citlivých dat | Do veřejných AI nástrojů (web ChatGPT, Claude.ai) se nedávají osobní údaje klientů, smlouvy, finanční data, hesla. |
| F6 | Označení použití AI | Při interní revizi krátká poznámka — „AI: první verze textu", „AI: korektura", „AI: překlad". Veřejně se to neuvádí, ale interně víme, kde stroj pomáhal. |
| F7 | Lidská odpovědnost | Pod každým publikovaným obsahem stojí konkrétní zaměstnanec. „Napsala AI" není obhajoba ani omluva. |
Sekce 06 · Nástroje
Nástroje
| Nástroj | K čemu | Vlastník |
|---|---|---|
| Brandbook DigiDay brandbook.digiday.cz | Tone of voice, jazyk, vizuální pravidla, zakázané prvky, šablony. Závazný zdroj pro celou firmu. | Marketingový manažer |
| Sociální sítě | Facebook (DigiDay), LinkedIn (DigiDay Czech). Publikace + reakce. | Sociální sítě (správce) |
| Webové stránky | digiday.cz, uredni-deska.eu, digitalni-nosyce.cz. Hlavní web + dva produktové weby. | Správce webu + IT |
| Google Workspace | Drive, Docs — sdílení podkladů, schvalovací stopa, archivace finálních verzí. | IT |
| Canva | Sociální posty a rychlé vizuály dle šablon brandbooku. Ne pro brand-critical dokumenty (katalogy, nabídky) — ty jdou přes Studio + HTML/Puppeteer. | Studio + sociální sítě |
| AI nástroje | Claude, ChatGPT, Gemini — texty, brainstorm, překlady, korektura. Midjourney / Canva AI — ilustrace pro sociální sítě (ne pro reference fotky klientů!). | Copywriter + marketing |
| Content kalendář | Kvartální plán obsahu — kdy, co, kde, kdo. Google Sheets nebo Notion. | Marketingový manažer |
| Slack | Schvalovací stopa (kanál #marketing-schvaleni), rychlá komunikace, hlášení reakcí na sociálních sítích. | Marketingový manažer |
| Měsíční přehled | Reporting marketingových výsledků — dosah, zapojení, leady, top obsah měsíce. Slide / dokument pro vedení. | Marketingový manažer |
Sekce 07 · Výjimky
Výjimky a zvláštní případy
Krizová komunikace
Incident, vážná stížnost, hejt, právní problém, hejt na sociálních sítích — neřeší marketingový manažer sám. Eskaluje okamžitě jednateli. Komunikaci ven řídí jednatel (případně s právníkem). Ostatní kanály mlčí, dokud není jasné stanovisko.
Reakce na komentáře a dotazy
Běžné dotazy, poděkování, technický dotaz — odpovídá správce sociálních sítí do 4 hodin v pracovní době, bez čekání na schválení. Citlivý komentář, stížnost, právní otázka — eskalace marketingovému manažerovi.
Tisková zpráva nebo PR
Komunikace s médii, tiskové zprávy, rozhovory — schvaluje vždy jednatel. Marketingový manažer připravuje, jednatel autorizuje. Žádný zaměstnanec nemluví s novináři za firmu bez souhlasu jednatele.
Zaměstnanecký obsah na vlastním LinkedInu
Zaměstnanci smí sdílet firemní obsah na svém profilu. Pravidla: drží se brandbooku (tone of voice), nezveřejňují interní informace, nereagují agresivně na kritiku firmy. Vlastní obsah o DigiDay (nezdrojovaný z firemního) — chce krátké schválení marketingu.
Personalizovaná nabídka pro konkrétního klienta
Individuální nabídka není klasický marketingový obsah — připravuje obchod podle obchodního procesu. Marketing dodává šablony a hlídá vizuální soulad s brandbookem, neschvaluje obsah jednotlivé nabídky.
Rychlá reakce z akce nebo eventu
Pokud je marketingový manažer nebo zaměstnanec na akci a chce sdílet „živé" foto/video, pravidlo zní: Brandbook ano, schvalování v telefonu rychle. Krátký vzkaz marketingovému manažerovi (Slack), schválení do 30 min, nebo se neposílá. Nikdy ne fotky bez souhlasu vyfotografovaných osob.
AI jako nástroj pro interní brainstorming
Pokud AI použijeme jen na vlastní zamyšlení, brainstorm s týmem, výzkum trhu (výstup nepublikujeme), pravidla schvalování se neuplatňují. Princip „lidská úprava před publikací" platí jen pro veřejný obsah.
Reklama a placená kampaň
Sponzorovaný obsah na sociálních sítích, Google Ads, bannery — schvaluje marketingový manažer + jednatel (rozpočet). AI smí připravit varianty. Finální verze zveřejněné v reklamě se archivují stejně jako organický obsah.
Související
Související procesy a dokumenty
- ·Brandbook DigiDay — vizuální a jazyková pravidla značky.
- ·Oddělení Studio — vizuální realizace.
- ·Obchodní proces — fáze LEAD → DEAL → POST-SALE, vznik nabídek a referencí.
- ·Kvalita a zlepšování — sběr zpětné vazby (Google recenze, sledování sítí), reakce na stížnosti.
- ·Správa nástrojů a přístupů — kdo má přístup k sociálním sítím, webům, AI nástrojům.