Obchod · proces · systém Pipedrive

Jednotný proces volání (asistentka)

Postup asistentky při navolávání schůzek pro obchodní zástupce.

Účel

Sjednotit postup všech asistentek při práci s LEADY a aktivitami v Pipedrive — žádné dvě různé metodiky.

Kdy se používá

Pokaždé když asistentka volá lead — nový kontakt, navazující komunikace nebo nedovolaný hovor.

Vlastník

Asistent prodeje (AKVIZICE oddělení, vedoucí Lesczynski)

Navazující procesy

  • Domluvená schůzka → převod LEAD na DEAL
  • Přiřazení obchodního zástupce

Pro nové asistentky

Nástup do call centra — první 3 týdny

Call centrum má vyšší fluktuaci než zbytek firmy — proto jasný plán prvních 3 týdnů. Nikdo nesedí k telefonu sám hned od první minuty.

Týden 1 · Stínování

Pozoruj a poslouchej

  • Den 1: přístup do Pipedrive, sluchátka, představení mentorky a týmu.
  • Stínuj zkušenou kolegyni — poslouchej hovory přes druhá sluchátka, sleduj, jak pracuje s Pipedrive.
  • Projdi všechny scénáře této metodiky.
  • BOZP, GDPR, brandbook — vstupní školení dle Jak probíhá nástup.

Týden 2 · Pod dohledem

Voláš ty, mentorka poslouchá

  • Voláš sama, mentorka poslouchá přes druhá sluchátka a po hovoru dá zpětnou vazbu.
  • Po každém hovoru s ní krátký rozbor — co šlo, co příště lépe.
  • Cíl: 5–10 hovorů denně, postupně růst.
  • První „spojený hovor" do Pipedrive uzavřeš sama, mentorka zkontroluje.

Týden 3+ · Samostatně

Jedeš naplno, pravidelná zpětná vazba

  • Cíl: 25–40 hovorů denně (dle zkušenosti).
  • Týdenní 1:1 s vedoucím (Lesczynski) — výsledky, problémy, podpora.
  • Sleduješ vlastní KPI v Pipedrive (% spojených, % domluvených schůzek).
  • Když si nejsi jistá, ptáš se mentorky nebo vedoucího — žádný hloupý dotaz.

Mentor pro novou asistentku

Vedoucí Michal Lesczynski (AKVIZICE) + zkušená kolegyně z týmu (určí vedoucí).

První hovory

První 2–3 dny voláš jen známým / opakovaným kontaktům, ne čerstvé „cold" leady.

Kroky & postupy

Jednotný proces práce v Pipedrive při navolávání schůzek pro obchodní zástupce. Stejný pro všechny asistentky, bez výjimek.

1 · Otevření LEADu

  1. Asistentka pracuje pouze s LEADY a aktivitou v jednotlivém LEADu.
  2. Do LEADů jde přes nabídku AKTIVITY v levé části Pipedrive.
  3. Po otevření konkrétního LEADu si prostuduje historii komunikace. Případně se podívá do historie ORGANIZACE.
  4. Volá na kontaktní osobu, která je v LEADu přiřazena. Pokud dostane kontakt na jinou osobu, musí ji do Pipedrive navést — viz sekce Nová kontaktní osoba.

2 · Uzavření hovoru — 2 scénáře

Při volání aktivity můžou nastat dvě situace. Vždy se uzavírá aktivita, vždy s dnešním datem.

A

Hovor se spojil

S někým jsem mluvila.

  1. Aktivitu uzavři jako SPOJENÝ HOVOR.
  2. Vždy dnešní datum.
  3. Vyplň poznámku.
  4. OZNAČIT JAKO DOKONČENÉ.
  5. ULOŽIT.
B

Hovor se nespojil

Vytáčím 40 s a nikdo nezvedl, hlasová schránka, přerušený hovor.

  1. Aktivitu uzavři jako NESPOJENÝ HOVOR.
  2. Vždy dnešní datum.
  3. Vyplň poznámku.
  4. OZNAČIT JAKO DOKONČENÉ.
  5. ULOŽIT.

3 · Plánování další aktivity

Po uzavření hovoru vždy tvoříš novou aktivitu. Buď nový hovor, nebo schůzku.

a

Nový hovor

Další volání, nedovoláno, navazující komunikace…

  1. Plánuj novou aktivitu — HOVOR.
  2. Vyplň nové datum, případně čas.
  3. Vypiš poznámku.
  4. ULOŽIT.
b

Domluvená schůzka

Domluvila jsem schůzku pro obchodního zástupce.

  1. Plánuj aktivitu SCHŮZKA.
  2. Vyplň termín a čas schůzky.
  3. Doplň místo schůzky.
  4. Doplň podrobnější poznámku — co vím, co znám.
  5. Uprav PŘIŘAZENO UŽIVATELI na konkrétního obchodního zástupce.
  6. ULOŽIT.
  7. Následně LEAD převeď na DEAL.
  8. V nové tabulce doplň ŠTÍTEK obchodního zástupce.
  9. ULOŽIT.

Nová kontaktní osoba

Když potřebuješ navést novou osobu, která ještě není v Pipedrive.

  1. Jdi přes LEAD do ORGANIZACE — v levé části nabídky najdeš položku OSOBY.
  2. Zkontroluj, zda osoba už neexistuje. Pokud ne, postupuj takto:
    1. Na řádku OSOBA klikni na +.
    2. Do řádku vypiš novou osobu.
    3. Klikni na + PŘIDAT „jméno příjmení" JAKO NOVÝ KONTAKT.
    4. Propojit s osobou.
    5. Vypiš veškeré údaje — telefon, e-mail, pozice…
    6. ULOŽIT.
    7. Vrať se do LEADu.
    8. V levé části jdi do položky OSOBA a přes tři tečky → PROPOJIT S JINOU OSOBOU.
    9. Najdi již založenou osobu.
    10. ULOŽIT.

Zákazník zrušil nebo přesouvá schůzku

Řeší primárně osobní asistentky obchodních zástupců.

  1. Najdi již naplánovanou schůzku.
  2. Změň stav na NEUSKUTEČNITELNÁ SCHŮZKA.
  3. Doplň do poznámky důvod.
  4. OZNAČIT JAKO DOKONČENO.
  5. ULOŽIT.
  6. Vytvoř novou SCHŮZKU — viz postup 3·b Domluvená schůzka.

Související dokumenty

Stáhnout originální PDF