Sekce 01 · Účel
Účel
Tato směrnice popisuje, jak v DigiDay nakupujeme — od digitálních kiosků a LED panelů po kancelářské potřeby a hygienu. Cílem je, aby každý věděl, koho oslovit, žádné nákupy nešly „mimo proces" a abychom měli přehled, kolik utrácíme a za co.
- ·Dvě cesty, dva lidé — hardware (kiosky, LED, komponenty) řeší Karel Kočner z oddělení Nákup. Kancelářské potřeby a provoz kanceláře řeší Lenka Klimánková (vedoucí Sociálního podniku).
- ·Vždy faktura na DigiDay (IČ) — nikdy na soukromou osobu, nikdy „zaplatím a dořeším potom". Faktura má naše IČ a adresu.
- ·Schválení dle limitu — přebíráme limity z Fakturace a finance: do 5 000 vedoucí, do 100 000 jednatel, nad oba.
- ·Bez schválení neproběhne — žádné nákupy „protože to byla akce" nebo „protože jsem nevěděl, koho se zeptat". Nákup mimo proces = osobní problém kupujícího.
- ·Předvídatelnost — sklad je opakovaný cyklus, kancelář má fixní rozpočet, kiosky se kupují podle obchodních zakázek.
Sekce 02 · Vstup
Vstup
Proces se spouští, když:
- ·Nová obchodní zakázka — klient si objednal kiosky, panely, instalaci. Obchodník dodá specifikaci.
- ·Sklad pod minimální zásobou — komponenty pro servis a rychlé dodání docházejí.
- ·Zaměstnanec hlásí potřebu kancelářské potřeby — toner, papíry, hygiena, drobné pomůcky.
- ·Jednatel rozhodl o nové investici — nový produkt, nová technologie, vybavení kanceláře.
- ·Plánovaná předobjednávka — sezóna, kampaň, očekávaná zakázka.
- ·Havárie zařízení — porouchaný počítač, monitor, klimatizace. Mimořádný režim.
Sekce 03 · Výstup
Výstup
Z procesu vždy vzniká:
- ·Objednané a doručené zboží — buď do skladu v Ostravě (hardware), nebo do kanceláře (kancelář).
- ·Faktura na DigiDay — předaná asistentce, zaúčtovaná v iDoklad/Pohoda + záloha v Drive.
- ·Příjemka — u hardwaru zápis do skladové evidence (NEX), u větší kancelářské zásilky kontrola obsahu.
- ·Schvalovací stopa — Slack vlákno nebo e-mail. Co se schválilo, kým, kdy.
- ·Záznam u dodavatele v Drive (Nákup/Dodavatelé/[Jméno]) — kontakt, podmínky, historie objednávek.
Sekce 04 · Odpovědnost
Odpovědnost
Kdo co dělá:
| Role | Odpovědnost |
|---|---|
| Karel Kočner oddělení Nákup | Vlastník hardware nákupů. Digitální kiosky, LED panely, komponenty, mezinárodní dodavatelé (Čína, EU). Doprava (Schenker, Kredoline, Dachser, DHL, letadlo), celní deklarace, sklad v Ostravě, komunikace s čínskými dodavateli (přes interní rozhraní ČIŇAN). |
| Lenka Klimánková vedoucí Sociálního podniku | Vlastník nákupu kancelářských potřeb a provozu kanceláře. Toner, papíry, hygiena, drobné pomůcky, káva, voda, čisticí prostředky. Lokální dodavatelé (Makro, Alza, lokální obchody). Hlídá zásoby, zajišťuje pravidelné nákupy. |
| Vedoucí oddělení | Schvaluje nákupy svého týmu do 5 000 Kč (dle Fakturace). Hlídá rozpočet svého oddělení. |
| Jednatel | Schvaluje nákupy 5 000–100 000 Kč. Strategická rozhodnutí (nový dodavatel, větší investice). Nákupy nad 100 000 Kč vyžadují souhlas obou jednatelů. |
| Asistentka | Přijímá faktury od dodavatelů, zakládá do účetního systému, hlídá platby. Detail v Fakturace. |
| Sklad (Ostrava) | Příjem hardwaru, kontrola obsahu, evidence v NEXu, výdej do projektů. |
| Zaměstnanec | Formuluje konkrétní požadavek (co, proč, kolik kusů, kdy potřebuji). Pošle Karlovi nebo Lence (dle typu). Po dodání potvrdí přijetí. |
Sekce 05 · Kroky
Kroky a postupy
Nákup má v DigiDay 4 hlavní toky:
A — Hardware (digitální kiosky, LED, komponenty) — nový dodavatel nebo nový produkt
| # | Zodpovědnost | Akce |
|---|---|---|
| A1 | Obchodník / jednatel | Pošle Karlovi specifikaci — co potřebujeme (typ, kusů, kdy, do jakého rozpočtu). Slack #nakup nebo e-mail. |
| A2 | Karel Kočner | Poptávka u 3 dodavatelů (Čína, EU). Cenová nabídka, lhůta, podmínky, vzorek. Komunikace s Čínou přes interní rozhraní ČIŇAN. |
| A3 | Karel + jednatel | Vyhodnocení nabídek — cena, lhůta, kvalita, reference, riziko. Karel doporučí, jednatel rozhoduje (nákup nad 100 000 Kč = oba jednatelé). |
| A4 | Karel + jednatel | Smlouva nebo objednávka. U nového dodavatele kontrola — IČ/DIČ, registr plátců DPH, reference. Záloha 30–50 % (Čína). |
| A5 | Karel | Doprava — výběr dopravce (Schenker, Kredoline, Dachser, DHL, letadlo dle naléhavosti). Tracking, komunikace. |
| A6 | Karel | Celní deklarace — při dovozu z Číny. Zařazení 8471410000 (kiosky), výpočet DPH a cla. Přes celního deklaranta nebo dopravce. |
| A7 | Sklad Ostrava | Příjem do skladu — kontrola počtu, kvality, evidence v NEXu. Při poškození — fotodokumentace, hned hlásit Karlovi. |
| A8 | Asistentka | Faktura do iDoklad/Pohoda. Karel přidá záznam o dodavateli do Drive (Nákup/Dodavatelé/Jméno) — kontakt, podmínky, hodnocení. |
B — Hardware — opakovaný nákup (známý dodavatel)
Když už dodavatele známe a jen doplňujeme zásoby nebo opakujeme objednávku.
| # | Zodpovědnost | Akce |
|---|---|---|
| B1 | Sklad / Karel | Sklad signalizuje dosažení minimální zásoby (NEX). Karel zkontroluje, jestli se má opravdu doplnit (sezóna, plánované zakázky). |
| B2 | Karel | Pokud do 100 000 Kč a známý dodavatel — přímo objedná. Schválení od jednatele jen pro informaci (Slack: „Objednávám u XY za XX 000 Kč"). |
| B3 | Karel | Nad 100 000 Kč — schválení obou jednatelů, pak objedná. |
| B4 | Karel + sklad | Doprava (typicky stejný dopravce jako u A) → příjem do skladu → evidence. |
| B5 | Asistentka | Faktura do účetního systému. |
C — Kancelářské potřeby a provoz kanceláře
| # | Zodpovědnost | Akce |
|---|---|---|
| C1 | Zaměstnanec | Hlásí potřebu Lence — Slack #nakup nebo osobně. „Dochází nám tonery do tiskárny", „Potřebujeme nové bloky". |
| C2 | Lenka Klimánková | Vede seznam pravidelných položek (papír, tonery, hygiena, káva, voda) — sama hlídá zásoby a objednává předem, bez čekání na požadavky. |
| C3 | Lenka | Do 5 000 Kč — objednává sama u ověřeného dodavatele (Makro, Alza, lokální papírnictví). Nad 5 000 Kč — krátké schválení od jednatele. |
| C4 | Lenka | Objednávka. Dodací adresa = kancelář DigiDay. Faktura na DigiDay (IČ). |
| C5 | Lenka | Příjem zboží — kontrola obsahu, rozdistribuce na správná místa (kuchyňka, sklad spotřebního, tiskárny). |
| C6 | Asistentka | Faktura do účetního systému. |
D — Mimořádný nebo havarijní nákup
| # | Situace | Postup |
|---|---|---|
| D1 | Havárie zařízení (notebook, klimatizace, tiskárna) | Telefonát jednateli (ne Slack). Pokud nezvedne, druhý jednatel. Schválení do hodiny, nákup okamžitě, retroaktivní zápis do 24 h. |
| D2 | Naléhavá potřeba pro klienta (servis, instalace) | Karel volá dodavatele a dopravce. Když známý dodavatel — přímo. Když nový — výjimečně se obejde výběrové řízení. |
| D3 | Mimořádně dobrá akce u dodavatele | „Sleva do konce dne" není argument. Pokud je to opravdu výhodné a potřebné, Karel/Lenka podá rychlou žádost jednateli, ten rozhoduje. Tlak dodavatele neobchází limit. |
| D4 | Náhradní díl pro porouchané zařízení v terénu | Servisní technik volá Karlovi nebo skladu. Přímý odběr ze skladu pokud je. Pokud není — okamžitá objednávka, doprava letadlem nebo kurýrem podle naléhavosti. |
Sekce 06 · Nástroje
Nástroje
| Nástroj | K čemu | Vlastník |
|---|---|---|
| Slack #nakup | Centrální kanál pro požadavky a objednávky. Karel + Lenka + jednatel. | Karel + Lenka |
| ČIŇAN | Interní rozhraní pro komunikaci s čínskými dodavateli — překlad, lhůty, vzorky, reklamace. | Karel |
| NEX (sklad) | Skladová evidence v Ostravě — příjem, výdej, minimální zásoby, signalizace. | Sklad + Karel |
| Drive: Nákup | Složka Nákup/Dodavatelé/[Jméno] — kontakty, podmínky, hodnocení. Nákup/RRRR/MM — objednávky a dokumenty. | Karel + Lenka |
| Doprava | Schenker, Kredoline, Dachser, DHL, letadlo. Karel vybírá dle naléhavosti, hmotnosti a ceny. | Karel |
| Celní deklarant | Externí partner pro celní odbavení dovozu z Číny. Zařazení zboží, výpočet DPH/cla. | Karel |
| Schvalovací limity | Do 5 000 vedoucí · 5 000–100 000 jednatel · nad 100 000 oba. Detail v Fakturace a finance. | Jednatel |
| iDoklad / Pohoda | Účetní systém pro zaúčtování faktur. Detail v Fakturace. | Asistentka |
Sekce 07 · Výjimky
Výjimky a zvláštní případy
IT vybavení (notebook, monitor, klávesnice, software)
Není to klasický nákup ani hardware pro klienta. Řeší IT (jednatel Klimánek) přes proces Správa nástrojů a přístupů. Lenka ani Karel se do toho nezapojují.
Software / SaaS (Pipedrive, Slack, Adobe, …)
Software se nekupuje jako fyzický produkt — dlouhodobý závazek (předplatné, licence). Schvaluje vždy jednatel, bez ohledu na měsíční částku. Detail v Správa přístupů.
Drobné výdaje v hotovosti (zaměstnanec si zaplatí ze svého)
Taxi, oběd s klientem, parkování, malý nákup ze stojanu — to není „nákup", to je drobný výdaj. Limit 2 000 Kč na akci, vyšší vždy přes fakturu. Detail v Fakturace, sekce D.
Reklamace zboží od dodavatele
Dodavatel poslal vadné zboží, špatný počet, nekvalitu. Hned hlásí kdo to zaregistroval (sklad, technik) Karlovi/Lence. Fotodokumentace, e-mail dodavateli s reklamací. Faktura se neplatí dokud není vyřešeno (asistentka pozastaví platbu).
Sezónní předobjednávky
Před sezonou (jaro, podzim) Karel s jednatelem plánují předobjednávky — co bude pravděpodobně potřeba, dlouhé dodací lhůty z Číny. Strategická rozhodnutí s větším horizontem (3–6 měsíců).
Externí dodavatel sám nabízí
Dodavatel se sám ozve s nabídkou („máme novou řadu"). Nereagovat slibem — nejdřív posoudit, zda potřebujeme. Karel posoudí (hardware) nebo Lenka (kancelář), pak rozhodne s jednatelem. Žádné tlakové prodeje za ně rozhodovat nesmí.
Dárky pro klienty
Reklamní předměty, vánoční dárky, drobnosti pro významné klienty. Nakupuje Marketing ve spolupráci s Lenkou (logistika). Schvaluje marketingový manažer + jednatel. Daňová pravidla — do 500 Kč/kus, s logem firmy = daňově uznatelné.
Pronájmy a leasing
Není to nákup, je to dlouhodobý závazek. Schvaluje vždy jednatel, bez ohledu na měsíční částku. Roční suma může přesáhnout limit. Smlouva archivovaná v OKO.
Pochybnost — kdo to má řešit?
Když nevíš, jestli to spadá pod Karla nebo Lenku — zeptej se v Slacku #nakup. Lepší se zeptat než koupit blbě. Karel a Lenka si poradí, kdo to vezme.
Související
Související procesy
- ·Fakturace a finance — schvalovací limity, platby dodavatelům, drobné výdaje.
- ·Schvalování a rozhodování — kdo o čem rozhoduje.
- ·Správa nástrojů a přístupů — IT vybavení, software, SaaS.
- ·Správa majetku — co se z nákupu stává majetkem (nad 5 000 Kč).
- ·Správa dokumentů — kam se ukládají smlouvy s dodavateli a objednávky.
- ·Oddělení Nákup — domovská stránka oddělení Karla Kočnera.
- ·Oddělení Sociální podnik — domovská stránka oddělení Lenky Klimánkové.