Sekce 01 · Účel
Účel
Tato směrnice popisuje, kdo má v DigiDay pravomoc rozhodovat o čem. Cílem je, aby se práce nezastavila, protože „čekáme, až se k tomu vyjádří vedení", a zároveň aby větší rozhodnutí měla podporu těch, kteří za firmu ručí.
- ·Rozhoduj na nejnižší možné úrovni — kde víš dost a máš pravomoc, rozhodni. Neeskaluj jen proto, abys to nemusel ty.
- ·Eskaluj, když opravdu nevíš — když nemáš dost informací, máš pochybnost o dopadu, nebo jde o věc mimo tvou pravomoc.
- ·Dva jednatelé = dvě cesty — Klimánek (operativa, IT, marketing) a Stružka (strategie, korekce, finance) si rozdělili gesce. U sporu rozhodují společně.
- ·Tichý souhlas neexistuje — když ti někdo pošle žádost o schválení a ty 3 dny mlčíš, není to schválené. Žadatel pošle připomínku, vyžádá si jasnou odpověď.
- ·Dokumentace stačí lehká — Slack vlákno, e-mail, komentář v dokumentu. Žádné podpisové archy. Důležité je, že rozhodnutí jde dohledat.
- ·Reverzibilita rozhoduje — co lze snadno vrátit zpět (testovací nákup, změna nastavení) rozhoduj rychle. Co je nevratné (smlouva, propuštění, investice) — víc lidí, víc času, písemně.
Sekce 02 · Vstup
Vstup
Schvalovací proces se spouští, když:
- ·Finanční rozhodnutí — nákup, smlouva, investice, sleva klientovi. Limity řeší Fakturace a finance.
- ·Personální rozhodnutí — přijetí, propuštění, povýšení, mzdové úpravy, nová pozice.
- ·Strategické rozhodnutí — nový produkt, nový trh, partnerství, akvizice, vstup nového společníka.
- ·Provozní výjimka — mimořádná sleva, reklamace mimo zákonný termín, dodání mimo standardní podmínky.
- ·Marketingové rozhodnutí — kampaň, krizová komunikace, tisková zpráva. Detail v Marketing a obsah.
- ·Klientské rozhodnutí — individuální nabídka mimo standard, ústupek nad rámec smlouvy.
- ·Spor mezi týmy — dvě oddělení nesouhlasí, někdo musí rozhodnout.
- ·Krize — havárie, reklamace, odchod klíčové osoby, právní hrozba.
Sekce 03 · Výstup
Výstup
Z procesu vždy vzniká:
- ·Jasné rozhodnutí — ano / ne / ne teď (s důvodem) / potřebuji víc informací (s tím, co a do kdy).
- ·Záznam v kanálu, kde se diskutovalo (Slack vlákno, e-mailové vlákno, komentář v dokumentu).
- ·Komunikace dotčeným — kdo musí vědět (tým, klient, dodavatel) se to dozví od žadatele, ne od schvalovatele.
- ·U strategických rozhodnutí — krátký zápis (1 stránka) v Drive složce Rozhodnutí/RRRR: co, proč, kdo, kdy se vyhodnotí.
Sekce 04 · Odpovědnost
Odpovědnost
Tabulka kompetencí — kdo o čem rozhoduje:
| Úroveň | O čem rozhoduje | Eskaluje na |
|---|---|---|
| Zaměstnanec | Vlastní práce dle zadání, nákupy do limitu (vedoucí), drobné výjimky pro klienta v rámci pravidel oddělení. | Vedoucí oddělení |
| Vedoucí oddělení | Operativní řízení týmu, rozdělení práce, dovolené, nákupy do 5 000 Kč, slevy do 5 %, reklamace do 14 dní po termínu, drobné personální (přesun v týmu). | Jednatel |
| Jednatel — Klimánek | Operativa firmy, IT, marketing, denní chod, technologie, software, externí dodavatelé do 100 000 Kč. Schvaluje denní obsah, kampaně, partnerství s malým dopadem. | Druhý jednatel |
| Jednatel — Stružka | Strategie, finance, korekce nabídek a katalogů, dlouhodobá partnerství, klíčové smlouvy. Schvaluje strategický obsah a tiskové zprávy. | Druhý jednatel |
| Oba jednatelé | Strategická rozhodnutí (nový produkt, nový trh), nákupy nad 100 000 Kč, smlouvy s dlouhodobým závazkem, propouštění, mzdové úpravy nad rámec ročního navýšení, sporné případy mezi vedoucími. | Společníci (RAD) |
| Externí poradce | Účetní (daně, DPH), právník (smlouvy, spory), HR poradce (komplexní personální). Doporučuje, ale rozhodnutí pak činí jednatel. | — |
Sekce 05 · Kroky
Kroky a postupy
Schvalovací proces má v DigiDay 5 hlavních toků podle typu rozhodnutí:
A — Operativní rozhodnutí (denní chod)
Rozhodnutí v rámci běžné práce — co dělám teď, jak to dělám, kde to dělám. Bez schvalování, pokud nepřesáhne pravomoc.
| # | Zodpovědnost | Akce |
|---|---|---|
| A1 | Zaměstnanec | Rozhodne ve své pravomoci. Pokud má pochybnost (dopad na kolegu, klient, peníze), zeptá se vedoucího krátkou otázkou. |
| A2 | Vedoucí | Pokud zaměstnanec přijde — odpoví do 4 hodin v pracovní době. „Jo, zkus to" / „Ne, protože XY" / „Dej mi 24 h, ověřím". |
| A3 | Zaměstnanec | Po rozhodnutí informuje dotčené osoby (kolega, klient). Záznam jen pokud se to ostatních nějak dotýká. |
B — Rozhodnutí s finančním limitem
Nákup, smlouva, sleva, investice. Detail limitů a nákupního procesu řeší Fakturace a finance. Tady jen schvalovací logika:
| # | Kdo | Akce |
|---|---|---|
| B1 | Žadatel | Pošle krátkou žádost do Slacku nebo e-mailem schvalovateli (vedoucí / jednatel dle limitu) — co, kolik, proč, kdy. 4 řádky stačí. |
| B2 | Schvalovatel | Odpověď do 24 hodin — Jo / Ne / Ne teď / Potřebuji vědět XY. Pokud delší, žadatel připomene. |
| B3 | Žadatel | Po schválení provede nákup. Předá fakturu a potvrzení asistentce (viz Fakturace). |
| B4 | Schvalovatel | Pokud věc překračuje jeho limit — eskaluje výš (vedoucí → jednatel, jeden jednatel → oba). |
C — Personální rozhodnutí
| Typ rozhodnutí | Kdo schvaluje | Poznámka |
|---|---|---|
| Dovolená, home office, krátká absence | Vedoucí oddělení | Dle směrnice Docházka. |
| Přesun zaměstnance v rámci oddělení | Vedoucí oddělení | Informuje HR a jednatele. |
| Nábor nového zaměstnance (pozice schválená v rozpočtu) | Vedoucí + Klimánek (HR) | Vedoucí navrhuje, Klimánek finalizuje smlouvu. |
| Nová pozice (mimo rozpočet) | Oba jednatelé | Strategická rozšíření kapacity. |
| Mzdová úprava (běžná, roční) | Vedoucí + Klimánek | V rámci pravidelného hodnocení výkonu. |
| Mzdová úprava nad rámec | Oba jednatelé | Mimořádné navýšení, prémie, retenční nabídka. |
| Povýšení / změna role | Vedoucí + oba jednatelé | Vždy konsensus. |
| Ukončení pracovního poměru ve zkušební době | Vedoucí + Klimánek | Klimánek dořeší formality s HR. |
| Propuštění mimo zkušební dobu | Oba jednatelé + HR poradce | Vždy písemně, s právní konzultací. |
D — Strategické rozhodnutí
| # | Zodpovědnost | Akce |
|---|---|---|
| D1 | Iniciátor | Připraví 1-stránkový návrh — co, proč, dopad, odhad nákladů, kdo bude implementovat. Šablona v Drive. |
| D2 | Iniciátor | Pošle oběma jednatelům + relevantnímu vedoucímu. V Slacku odkaz na dokument, krátké shrnutí. |
| D3 | Jednatelé | Probereme na pondělní poradě vedení nebo dříve, pokud je to nutné. Diskuze, dotazy, případné úpravy návrhu. |
| D4 | Oba jednatelé | Rozhodnutí — souhlas obou. Pokud nesouhlas, návrh se vrací iniciátorovi s důvodem nebo otevřenou otázkou. |
| D5 | Iniciátor | Zápis o rozhodnutí — co bylo schváleno, kdo zodpovídá za realizaci, kdy se vyhodnotí (typicky 30/60/90 dní). Drive složka Rozhodnutí/RRRR. |
| D6 | Jednatel + iniciátor | Vyhodnocení v dohodnutém termínu — funguje? upravujeme? rušíme? Záznam na konec. |
E — Eskalace v krizi nebo sporu
| # | Situace | Postup |
|---|---|---|
| E1 | Spor mezi zaměstnanci v týmu | Vedoucí oddělení — rozhovor, mediace, rozhodnutí. Detail v Řešení konfliktů. |
| E2 | Spor mezi vedoucími nebo odděleními | Eskalace na jednatele dle gesce. Pokud nelze rozhodnout — oba jednatelé. |
| E3 | Krize (havárie, právní hrozba, klíčový klient odchází) | Telefon, ne Slack. Ten, kdo si všimne, volá jednatele přímo. Rozhodnutí do hodiny, retroaktivní zápis do 24 h. |
| E4 | Nezastižitelný jednatel | Druhý jednatel rozhoduje sám, pokud nelze počkat. Po návratu prvního — krátké briefing, případná oprava. |
| E5 | Neshoda obou jednatelů | Eskalace na společníky firmy (RAD / valná hromada). U urgentní věci — zvažte externího poradce (právník, účetní) jako mediátora. |
Sekce 06 · Nástroje
Nástroje
| Nástroj | K čemu |
|---|---|
| Slack #schvalovani | Centrální kanál pro běžná schválení. Žadatel taguje schvalovatele, ostatní vidí, vyhledá se. |
| Pro důležité záznamy, dlouhodobé závazky, externí komunikaci. Vždy s jasným předmětem „Schválení: ...". | |
| 1-stránkový návrh | Šablona v Drive pro strategická rozhodnutí — co, proč, dopad, náklady, odpovědnost, vyhodnocení. |
| Drive: Rozhodnutí/RRRR | Archiv strategických rozhodnutí (D-tok). Datum, název, zápis, vyhodnocení. |
| Pondělní porada vedení | Jednatelé + klíčoví vedoucí. 60 min. Strategické a sporné případy. Jednou týdně, bez ohledu na vytíženost. |
| Telefon | Krize a urgentní věci. Slack a e-mail nestačí, když hoří. |
| Limity (viz Fakturace) | Finanční schvalovací limity: do 5 000 vedoucí, do 100 000 jeden jednatel, nad oba. |
Sekce 07 · Výjimky
Výjimky a zvláštní případy
Krize — okamžité rozhodnutí
Havárie, vážná stížnost, právní hrozba, odchod klíčové osoby. Kdokoli zaregistruje, volá jednatele přímo (telefon, ne Slack). Rozhodnutí do hodiny, schvalovací cesta se obejde. Retroaktivní zápis do 24 h — co se stalo, jaké rozhodnutí, proč.
Nezastižitelný schvalovatel
Vedoucí na dovolené, jednatel na cestě bez signálu. Pokud věc nesnese odkladu — rozhoduje zástup dle gesce (druhý jednatel, nebo nadřízený vedoucího). Pokud sebe-zástup není určen, rozhoduje druhý jednatel s poznámkou „v zastoupení".
Tlak klienta nebo dodavatele na okamžité rozhodnutí
Klient žádá slevu „teď nebo nikdy", dodavatel nabízí akční cenu do konce dne. Pravidlo: rychlost neznamená obejít limit. Pokud nelze v rámci pravomoci, slušně řekneme „dejte nám 24 hodin", nebo to odmítneme. Tlak není argument.
Rozhodnutí, které někdo neodsouhlasil
Stalo se, že rozhodnutí bylo provedeno bez schválení (zaměstnanec si neuvědomil limit, dodavatel poslal fakturu na neschválený nákup). Postup: nahlásit bez prodlení vedoucímu, ten posoudí. Buď rozhodnutí dodatečně schválí (s poznámkou), nebo se s dodavatelem situace řeší. Pokuta za přiznání: žádná. Pokuta za zatajení: vážný rozhovor.
Změna rozhodnutí
Schválené rozhodnutí ztratilo smysl (změnily se okolnosti, klient odstoupil, technologie zastarala). Žadatel pošle krátkou aktualizaci původnímu schvalovateli — „Měníme XY, protože YZ. OK?" Stačí stejně rychlá odpověď jako u původní žádosti.
Mlčení schvalovatele
Žadatel pošle žádost, schvalovatel 3 dny mlčí. Tichý souhlas neexistuje — žadatel pošle připomínku, případně eskaluje výš (vedoucí → jednatel). Mlčení = překážka, ne schválení.
Externí poradce doporučuje něco jiného
Účetní, právník, HR poradce dá doporučení. Doporučení není rozhodnutí — rozhoduje vždy jednatel. Pokud jednatel nesouhlasí s doporučením, písemně odůvodní v zápise (zvlášť u právních věcí — důkaz o úmyslné odchylce).
Rozhodnutí na poradě bez záznamu
Něco se rozhodne v diskuzi, na pondělní poradě, u kávy. Pravidlo: kdo navrhl, ten zapíše. Krátká poznámka do Slacku nebo e-mailu („Domluvili jsme se, že XY. Pokud někdo nesouhlasí, ozve se do 48 h."). Bez zápisu rozhodnutí neexistuje.
Související
Související procesy
- ·Fakturace a finance — schvalovací limity, finanční rozhodnutí, nákupy.
- ·Marketing a obsah — schvalování obsahu, krizová komunikace.
- ·Kvalita a zlepšování — schvalování změn procesů a směrnic.
- ·Řešení konfliktů — spory mezi zaměstnanci.
- ·Docházka — schvalování dovolené a práce z domova.