Sekce 01 · Účel
Účel
Tato směrnice popisuje, kde v DigiDay ukládáme dokumenty — pracovní podklady, smlouvy, šablony, směrnice, klientské soubory. Cílem je, aby každý našel aktuální verzi do dvou minut a aby finální podepsané originály byly bezpečně uložené tam, kde se nemohou ztratit ani nedopatřením přepsat.
- ·Tři místa, jasná pravidla — Google Drive (pracovní), OKO (interní finální), NEX (klientské smlouvy úředních desek). Každé má svůj účel.
- ·Drive je dílna — návrhy, drafty, společná editace, sdílení s klientem na komentování. Tady věci vznikají.
- ·OKO je interní trezor — finální platné směrnice, šablony, procesy, podepsané originály HR, BOZP, smlouvy se zaměstnanci. Co je v OKO, je platné.
- ·NEX je klientský trezor — smlouvy úředních desek (a produktové klientské smlouvy obecně), provázané s klienty, fakturami a servisem.
- ·Žádné dokumenty na lokálním PC — vše v Drive od první minuty. Kdo si dělá kopii na desktop, riskuje ztrátu při havárii notebooku.
- ·Pojmenování —
RRRR-MM-DD_typ_klient_verze. Ne „smlouva final v3", ne „nová verze final FINAL".
Sekce 02 · Vstup
Vstup
Proces se spouští, když:
- ·Vzniká nový dokument — smlouva, směrnice, nabídka, šablona, návod, prezentace.
- ·Aktualizujeme stávající — změna ceníku, úprava směrnice, nová verze šablony, dodatek smlouvy.
- ·Přijde dokument zvenčí — od klienta (smlouva, požadavek), dodavatele (faktura, smlouva), úřadu (datová schránka), pošty.
- ·Končí projekt — archivace projektové dokumentace, předávací protokol, finální výstupy.
- ·Kvartální revize — kontrola, co je staré, neaktuální, duplicitní.
- ·Někdo odchází — zaměstnanec předává své dokumenty (viz Ukončení pracovního poměru).
Sekce 03 · Výstup
Výstup
Z procesu vždy vzniká:
- ·Dokument na správném místě — Drive (pracovní), OKO (finální interní), NEX (klientská smlouva úředních desek).
- ·Pojmenování dle pravidla —
RRRR-MM-DD_typ_klient_verze. - ·Přístup pro relevantní osoby — kdo to potřebuje, vidí; kdo nepotřebuje, nevidí. Dle citlivosti dokumentu.
- ·Záznam platnosti u dokumentů s dobou platnosti — datum účinnosti, expirace, kdy se reviduje.
- ·Skartační záznam u dokumentů s povinnou skartační lhůtou (faktury 10 let, mzdové 30 let, daňové 10 let).
Sekce 04 · Odpovědnost
Odpovědnost
Kdo co dělá:
| Role | Odpovědnost |
|---|---|
| Asistentka | Vlastník procesu. Přesouvá schválené dokumenty z Drive do OKO. Hlídá pojmenování a strukturu. Archivuje příchozí dokumenty z datové schránky a pošty. |
| IT | Drive struktura, oprávnění, sdílecí pravidla, NEX a OKO přístupy. Záloha. Skartace digitálních dokumentů. |
| Vedoucí oddělení | Hlídá strukturu Drive svého oddělení. Schvaluje dokumenty před přesunem do OKO/NEX. Provádí kvartální revizi. |
| Obchodník | Klientské smlouvy úředních desek ukládá do NEXu (provázané s klientem v CRM). Drobné podklady k obchodu — Drive složka klienta. |
| HR | Personální dokumenty (smlouvy, dohody, mzdové podklady) — finální podepsané verze v OKO. Pracovní kopie v Drive složka HR. |
| Jednatel | Podepisuje finální verzi smluv a strategických dokumentů. Schvaluje strukturu OKO. Rozhoduje o skartaci. |
| Každý zaměstnanec | Ukládá pracovní soubory do Drive (ne na desktop). Dodržuje pojmenování. Před odchodem na dovolenou nebo z firmy předá rozpracované dokumenty kolegovi nebo asistentce. |
Sekce 05 · Kroky
Kroky a postupy
Správa dokumentů má 4 hlavní toky:
A — Vznik nového dokumentu
| # | Zodpovědnost | Akce |
|---|---|---|
| A1 | Autor | Založí dokument v Drive, ve správné složce dle oddělení / projektu / klienta. Pojmenuje dle pravidla. |
| A2 | Autor + tým | Pracovní fáze — psaní, editace, komentáře, připomínky. Sdílení dle potřeby (kolega, klient na komentování). Vše stále v Drive. |
| A3 | Vedoucí / jednatel | Schválení finální verze dle Schvalování a rozhodování. Komentář v dokumentu nebo Slack vlákno. |
| A4 | Autor / asistentka | Export do PDF (pokud je to potřeba — smlouva, směrnice). Podpis (digitální nebo papír sken). |
| A5 | Asistentka | Přesun do trezoru: · Interní směrnice, šablony, HR → OKO · Klientské smlouvy úředních desek → NEX (s napojením na klienta v CRM) · Faktury → iDoklad/Pohoda + záloha v Drive |
| A6 | Asistentka | V Drive zůstane pracovní složka (pro pozdější dodatky), ale „official" verzí je ta v OKO/NEX. Přidá poznámku do souboru: „Finální verze v OKO/NEX, datum". |
B — Aktualizace stávajícího dokumentu
| # | Zodpovědnost | Akce |
|---|---|---|
| B1 | Iniciátor | Najde aktuální verzi v OKO/NEX, otevře jako šablonu pro novou verzi. Pracovní kopii uloží do Drive. |
| B2 | Iniciátor | Provede úpravy v Drive verzi. Označí v názvu novou verzi: 2026-05-04_smernice-bozp_v2. |
| B3 | Vedoucí / jednatel | Schválení změn dle úrovně dokumentu. Strategická směrnice = jednatel. |
| B4 | Asistentka | Nahrání nové verze do OKO/NEX. Stará verze se nemaže — přesune se do podsložky archiv/. Důvod: někdo se může v budoucnu ptát „co tam stálo dřív". |
| B5 | Iniciátor | Informuje dotčené osoby — Slack, e-mail. „Aktualizovaná směrnice XY, hlavní změny: ABC." |
C — Příchozí dokument zvenčí
| Typ | Kam patří | Kdo zařídí |
|---|---|---|
| Smlouva od klienta (úřední deska, produkt) | NEX — provázat s klientem v CRM. Sken/PDF jako příloha. | Obchodník |
| Smlouva s dodavatelem | OKO — složka Smlouvy/Dodavatelé. Po podpisu obou stran. | Asistentka + jednatel |
| Faktura od dodavatele | iDoklad / Pohoda + Drive Účetnictví/RRRR/MM/Přijaté. | Asistentka |
| Dokument z datové schránky (úřad) | Drive Úřady/RRRR. Důležité přeposlat jednateli. | Asistentka |
| Pošta na adresu DigiDay | Sken do Drive Pošta/RRRR/MM, originál do šanonu (kontrolní 7 let). | Asistentka |
| Životopis nebo nabídka spolupráce | Drive HR/Náborové. Odpověď do 5 dnů. | HR / asistentka |
| Dokument neznámého původu | Drive K třídění, asistentka identifikuje a zařadí. Pokud podezřelé (phishing, spam) → IT. | Asistentka |
D — Kvartální revize a úklid
| # | Zodpovědnost | Akce |
|---|---|---|
| D1 | Vedoucí oddělení | Jednou za kvartál projde Drive svého oddělení — co je staré, duplicitní, neaktuální. |
| D2 | Vedoucí | Soubory neaktualizované 12+ měsíců → posoudit. Buď stále platné (zůstává), nebo přesunout do archiv/, nebo aktualizovat. |
| D3 | Asistentka | Kontrola OKO — má každá směrnice datum poslední revize? Co je starší 2 roky bez revize → upozornit vlastníka. |
| D4 | IT | Audit oprávnění — kdo má přístup kam? Bývalí zaměstnanci? Externisté po skončení projektu? |
| D5 | Jednatel | Skartace — podle skartačních lhůt. Dokumenty po lhůtě → smazat (digitální) nebo skartovat (papír). Záznam o skartaci. |
Sekce 06 · Nástroje
Nástroje
| Nástroj | K čemu | Vlastník |
|---|---|---|
| Google Drive | Pracovní prostor. Struktura: Marketing/ Klienti/ Smlouvy/ Účetnictví/ Projekty/ Šablony/ HR/ Úřady/ Pošta/ K třídění/. | IT + asistentka |
| OKO (intranet) | Finální platné interní dokumenty. Směrnice, šablony, podepsané smlouvy se zaměstnanci, BOZP, organizační řád. | Asistentka |
| NEX | Klientské smlouvy úředních desek (a dalších produktů), provázané s klientem v CRM, fakturami, servisem. | Obchod + IT |
| iDoklad / Pohoda | Faktury (vystavené i přijaté). Detail v Fakturace. | Asistentka |
| Datová schránka | Komunikace s úřady. Příchozí archivuje asistentka, odchozí podává jednatel. | Asistentka + jednatel |
| Skartační řád | Tabulka skartačních lhůt — faktury 10 let, mzdové 30 let, daňové 10 let, BOZP 5 let, smlouvy 10 let po skončení. | Jednatel + účetní |
| Pojmenovací konvence | RRRR-MM-DD_typ_klient_verze — např. 2026-05-04_smlouva_obecXY_v1.pdf. | Asistentka |
| Vyhledávání | Drive search (rychlé), NEX search (klienti), OKO search. Asistentka pomůže, kdo nenajde. | Každý + asistentka |
Sekce 07 · Výjimky
Výjimky a zvláštní případy
Citlivé dokumenty (HR, finanční detaily, soukromé)
Mzdové podklady, osobní složky, hodnocení výkonu, smlouvy se zaměstnanci. Přístup jen pro HR + jednatele + dotčeného zaměstnance. Drive složka HR/osobní/ má omezené sdílení, OKO osobní složka také. Neřešíme přes obecný Slack ani e-mail s více adresáty.
Veřejně sdílený odkaz
Drive umí sdílet odkazem „kdokoli s odkazem". Pravidlo: jen po schválení vedoucího. Důvod: jednou poslaný odkaz se může objevit kdekoli (e-mail klienta, screenshot, leak). Pro klienta preferujeme sdílení s e-mailovou adresou.
Externí dokumenty s přílohami
Faktura od klienta s dalšími dokumenty (objednávka, předávací protokol). Neslučovat do jednoho PDF — každý dokument do své složky dle typu. Faktura → iDoklad. Objednávka → klient v NEXu. Protokol → klient v NEXu.
AI-generovaný obsah
Text nebo dokument vytvořený AI nástrojem se v Drive ukládá s poznámkou v názvu nebo metadata: „AI: první verze". Po lidské úpravě a schválení už značka není potřeba. Detail viz Marketing a obsah, sekce F.
Lokální kopie na PC
Pracovat lokálně (ze zoufalství při výpadku internetu, na cestě bez signálu) — OK krátkodobě. Po obnovení připojení nahrát zpět do Drive, lokální kopii smazat. Trvalé lokální ukládání firemních dokumentů je riziko a porušení směrnice.
Zaměstnanec odchází
Při ukončení pracovního poměru zaměstnanec předá své pracovní soubory v Drive — strukturovaně a pojmenovaně. Asistentka zkontroluje, IT pak po týdnu odebere přístup. Detail v Ukončení pracovního poměru.
Skartace dokumentů
Dokumenty po skartační lhůtě se mažou nebo skartují. Vždy se záznamem — co, kdy, kdo, proč. Asistentka vede skartační protokol. Daňové dokumenty 10 let, mzdové 30 let, BOZP 5 let, smlouvy 10 let po skončení. Bez záznamu o skartaci dokumenty „nevznikly", což je problém u auditu.
Nemůžu najít dokument
Pokud do 2 minut hledání není výsledek — zeptej se asistentky (Slack #dokumenty). Lepší ztratit 5 min asistentce než hodinu sám. Pokud asistentka taky neví, vznikla díra v procesu — uložit lépe a zaznamenat poučení.
Související
Související procesy a zákony
- ·Správa nástrojů a přístupů — kdo má přístup do Drive, OKO, NEXu.
- ·Fakturace a finance — faktury, účetní doklady, skartační lhůty.
- ·Schvalování a rozhodování — schvalování dokumentů před přesunem do trezoru.
- ·Marketing a obsah — archivace publikovaného obsahu.
- ·Ukončení pracovního poměru — předání dokumentů odcházejícího.
- ·GDPR (zaměstnanci) — citlivé osobní dokumenty.
- ·Zákon č. 499/2004 Sb. — o archivnictví a spisové službě (skartační lhůty).
- ·Zákon č. 110/2019 Sb. — o zpracování osobních údajů (GDPR adapter).